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未経験から始める事務職・オフィスワークの基本 - レジと接客しかしたことないワタシにもできる?

マイナビキャリレーション編集部
そもそも事務職とは

オフィスワークがまったく未経験な人にとって、オフィスはナゾの空間です。どんな人がいて、どんな仕事をするのかさっぱりわからないという人がほとんどかもしれません。求人情報の業務内容を見ても、自分が事務職としてオフィスワークをこなす姿がイメージできない人も多いでしょう。

そんな人は是非このページを読んでみてください。「あれ?未経験のワタシにもできるかも?」と思えるようになるはず。わからないからといってオフィスワークという仕事へのチャレンジを諦めるのは本当にもったいないんです。

目次

未経験からはじめるオフィスワーク!具体的な仕事内容は?
書類の作成・印刷・ファイリング
データ入力
電話応対・来客応対
郵便物や荷物の発送・配布
備品の管理・発注
初歩のパソコンスキルとやる気があれば事務職にはチャレンジできる
まとめ - オフィスワークは今後のキャリアでも長く活かせる仕事

未経験から始めるオフィスワーク!具体的な仕事内容は?

未経験者にとって、オフィスワークは、一見「忙しそう」「難しそう」と思うかもしれませんが、お仕事として行う領域はある程度限定されています。また、取り組みやすい業務が中心なので、未経験からでも事務職として気軽に始めることもできます。今や事務職は女性の花形の職業の1つです。また、スーツや制服を着て仕事をしなきゃならないのは今や昔の話。最近では、私服またはカジュアルな服装で働ける職場も多く存在します。初めて事務としてオフィスワークを行う場合でも敷居は低いと言えるでしょう。

ここからは実際に事務職で行われる業務を見ていきましょう。

書類の作成・印刷・ファイリング

書類の作成・印刷・ファイリング

事務職の仕事のメインともいえるのが、書類の作成・印刷・ファイリング業務です。配属される部署によって扱う書類は異なりますが、見積書、請求書、契約書など、さまざまな書類の作成・印刷・ファイリングを担当します。

といっても難しい専門知識が必要になるケースは少ないはずです。事務職の人が扱う書類には、Excel(エクセル)やWord(ワード)などで作られたフォーマットがあり、そのフォーマットに合わせて文字を入力する、というのが書類作成の基本。事務職未経験であっても、パソコンで文字の入力さえできれば十分に対応できます。ファイリングとは印刷した書類を日付や案件別に整理して、バインダーなどにまとめ保管することです。

データ入力

データ入力

書類の作成・印刷・ファイリングとならんで、事務職のメイン業務といえるのがデータ入力です。手書きの伝票やFAXで送られてきたお客様の情報、会議の音声データなどの内容を、決められたフォーマットに従ってパソコンに入力していくというのがその仕事内容。すでにパソコンで作られている書類の内容を、別のフォーマットやソフトに入力していくという場合もあります。

データ入力にも難しい専門知識は必要ありません。未経験であっても、正確にすばやく文字を入力できるスキルがあれば、即戦力として活躍できるでしょう。タイピングが苦手という人は、ゲーム感覚でタイピングの練習ができるWebサイトなどもあります。楽しくタイピングスキルを上げることができますよ。

電話応対・来客応対

電話応対・来客応対

事務職としてオフィスワークの仕事をするなら、必ずこなすことになるのが電話応対・来客応対です。電話応対の仕事は、取引先やお客様からの電話に出て、担当者へと取り次ぐのがおもな仕事。自分が回答できる内容の問い合わせであれば、そのまま自分で回答することもあります。未経験者にとってみれば、「難しそう...」「緊張してうまく話せるだろうか...」と思うかもしれませんが、こればかりは経験するしかありません。しかし、電話応対の基本マナーを理解していれば、すぐに慣れ、電話を取ることがきっと楽しくなります。

来客応対は、お客様が来たことを担当者に伝え、お客様を会議室などの接客スペースに案内する仕事。飲み物を出したり、会議室の準備を整えたりする仕事を任されるケースもあります。来客応対をするときに重要なのは、お客様を大切にする気持ち。事務未経験であっても、ビジネスマナーの最低限のことを知っていればOKです。販売、飲食業などで接客をしていた人にとっては得意な仕事の1つになるはずです。

郵便物や荷物の発送・配布

郵便物や荷物の発送・配布

会社では毎日たくさんの郵便物と荷物がやり取りされています。そのため、それぞれの社員が別々に発送と受け取りをしていると効率が悪くて仕方がありません。事務職の人が代表して郵便物や荷物の発送や受け取りをしているケースが多いはずです。

仕事自体は難しいものではありません。郵便物の発送は定期的にまとめて郵便局に持ち込むだけでOK。郵送料金を別に支払う仕組みにしている会社が多いので、切手を貼る必要もありません。荷物は宅配業者が定期的に集荷に来てくれるのが一般的です。受け取った郵便物や荷物は、座席表を見ながら各担当者のデスクに置いておくだけで十分。一度やればオフィスワーク未経験であっても簡単にこなせてしまうでしょう。

備品の管理・発注

備品の管理・発注

ボールペン、クリアファイル、コピー用紙などの、社員が使う備品の管理・発注も事務職に任さられるケースが多い仕事の1つです。オフィス内で使用する備品は、1ヵ所にまとめて保管されているのが普通です。定期的に量をチェックして、少なくなってきたら業者に発注します。発注方法は会社によってまちまちですが、Webサイト上で必要な物を選んで数を入力するだけといった、未経験者にとっても簡単なシステムになっていることが多いでしょう。

初歩のパソコンスキルとやる気があれば事務職にはチャレンジできる

パソコンスキルとやる気がれば事務職にチャレンジできる

オフィスワークの代表的な仕事を5つ紹介してきました。未経験のあなたも「なんだかワタシにもできそう」と思えてきたのでは?もちろん事務職としてのオフィスワークの仕事は簡単なものだけではありません。専門知識や高いコミュニケーションスキルが必要になることもあります。でも、そんなことは働き始めてから考えてもいいんです。

事務職としてオフィスワークの仕事にチャレンジするために必要なのは、本当に初歩的なパソコンスキルだけ。やる気と向上心を持って毎日仕事に取り組めば、自然に難しい仕事もこなせるようになっていきます。ビジネスマナーが不安なら本で勉強してもいいでしょう。

今、オフィスでバリバリと働いている先輩たちも、最初はみんな未経験者だったんです。長く働けるスキルを身に付けたい、ワークライフバランスを大切にして仕事をしたいと少しでも考えているなら、事務職のオフィスワークはうってつけの仕事です。

まとめ - オフィスワークは今後のキャリアでも長く活かせる仕事

オフィスワークは言い換えれば、他の人の業務を円滑に行えるようサポートする業務です。営業職も事務職がいなければすべて1人で作業しなくてはならず、営業にかけられる時間が減ってしまい、会社へなかなか利益をもたらすことができません。しかし、営業に集中できる環境作りをオフィスワークで支えることにより、営業職は本業に集中することができるのです。

また、オフィスワークは、どんな仕事をするうえでも基礎になります。たとえば将来的に、より専門的な事務として働きたい、事務とは違う仕事でキャリアを築きたいというときに、これまで培った事務スキルはどこででも活かすことができます。

未経験から事務としてオフィスワークを始めてみたい方、人をサポートする仕事にもしかしたら案外夢中になるかも?是非、積極的にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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