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3分でマスター!ビジネスメールの書き方・送り方の基本

マイナビキャリレーション編集部

「普段からスマホでメールやLINEを使ってるし、仕事のメールも楽勝」なんて思っていませんか?実は仕事のメールにはいくつかの基本ルールがあって、そのルールを守らないと「なんて失礼なヤツ!」「メールの意味がわかんないんだけど?」なんて思われてしまうかもしれません。実務が未経験だったりすると、入社後、最初のメールで失敗しちゃう人が結構多いんです。

メールのルール

そこでこのページでは、ビジネスメールを送るときの基本ルールを6つに凝縮して紹介します。図や例文を使って説明しているので、パソコンでメールを送った経験が少ない人も安心です。3分もあれば誰でも覚えられるはず!あわせて、意外に知らないメール用語の解説もしているのでチェックしてみてください。

目次

3分でマスター!ビジネスメールの6つの基本ルール
1. 件名は用件がひと目でわかるように書く
2. 本文の最初には必ず宛名を書く
3. 宛名に続いて始めの挨拶文を書く
4. 用件は短く簡潔に書く
5. 文末に締めの挨拶文を書く
6. 署名、シグネチャーを書く
知っておきたいメールについての用語と使い方
CC、BCCってナニ?どんなときに使うの?
添付ファイルってナニ?
まとめ - 忘れちゃいけない送信前の最終チェック

3分でマスター!ビジネスメールの6つの基本ルール

下の図は正しいビジネスメールの書き方のサンプルです。みなさんはこのようなスマートなメールを社外や社内の人に出すことができますか?プライベートのメールやLINEと違って、ビジネスメールにはマナーがあります。ここでは件名と本文の書き方に絞って、6つの基本ルールを紹介します。簡単に覚えられるものなので、しっかりマスターしておきましょう。

正しいビジネスメールの書き方サンプル

1. 件名は用件がひと目でわかるように書く

ビジネスメールでは件名がとても大切な意味を持っています。ビジネスパーソンの多くは、件名だけを見て、その重要度や内容を予測し、優先順位を付けてメールをチェックしていくことが多いからです。件名にはそのメールの用件がひと目でわかるような言葉を書くのがルールと覚えておきましょう。また、メールをあとから見返すときに、件名で検索をするというケースが多々あります。検索をしやすい言葉を使うと親切です。

携帯のメールでは、「おはよう」「ありがとう」などと挨拶を件名にする人も多いようですが、これは絶対にNG。ビジネスメールで、件名に「おはようございます」「お世話になっております」「ありがとうございました」といった挨拶を書くと、最悪の場合、迷惑メールだと思われて、読んでもらえない可能性もあります。

2. 本文の最初には必ず宛名を書く

メールの本文の最初には必ず宛名を書きます。いきなり用件から入ってはいけません。社外の人にメールをするときには「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本。相手が役職者なら「役職」を部署名の後ろに書きます。もちろん、名前の後ろには「様」と付けましょう。部署名などの切りのいいところで改行をするのもポイントです。

社内の人にメールをするときは、「会社名」や「部署名」はいりません。「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。「●●さん」「●●課長」などといった形になります。

社外メールの宛名の例

  1. 役職がない場合
    株式会社マイナビ貿易 第1営業部
    ●●●●様
  2. 役職がある場合
    株式会社マイナビ貿易 第1営業部
    課長 ●●●●様

社内メールの宛名の例

  1. 役職がない場合
    ●●さん
  2. 役職がある場合
    ●●課長

3. 宛名に続いて始めの挨拶文を書く

宛名の次には、始めの挨拶文を書きます。挨拶文にはみんなが使うごくごく一般的な定型文があり、いちいち考える必要はありません。メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めて「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗れば基本OK。社内の人には「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書くのが普通です。自分の名前はフルネームでも姓のみでもかまいません。

 

アレンジが必要になるのは初めての相手にメールをするときと、しばらく連絡を取っていなかった相手にメールをするときくらいでしょう。初めてのメールの場合は「初めてメールをさせていただきます」「初めてご連絡をさせていただきます」なとど書きます。久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」という挨拶を使うのが基本です。

 

社外メールの始めの挨拶の例

  1. 通常
    いつもお世話になっております。株式会社マイナビ商事の●●●●です。
  2. 初めての相手にメールをするとき
    初めてメールをさせていただきます。株式会社マイナビ商事の●●●●と申します。
  3. しばらく連絡を取っていなかった相手にメールするとき
    大変ご無沙汰しております。株式会社マイナビ商事の●●●●です。

社内メールの始めの挨拶の例

  1. 通常
    お疲れ様です。第1営業部の●●●●です。

4. 用件は短く簡潔に書く

メールのメイン部分である用件はとにかく短く、簡潔にまとめることが大切です。ダラダラと自分勝手に書くのではなく、伝えるべき内容だけを整理して、相手がひと目で理解できるように書いていきましょう。用件のポイントを最初に書いて、そのあとに詳細や補足事項を書いていくと読みやすいメールになります。また、適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意してください。

用件の書き方の例

  1. 読みやすい用件の書き方
    先日、お問い合わせをいただきました、弊社新製品「MYCARI」について回答いたします。
     
    「MYCARI」の販売開始及び、サービス開始スケジュールは以下を予定しております。
    ・販売開始:●年●月●日
    ・サービス開始:●年●月●日
     
    「MYCARI」の詳細資料もあわせて、添付ファイルにて送付させていただきます。
    よろしくご査収ください。
     
  2. 読みづらい用件の書き方
    先日、お問い合わせをいただきました弊社の新商品である「MYCARI」は販売開始が●年●月●日で、サービス開始が●年●月●日になっています。各スケジュールをご確認いただけますでしょうか。また、詳細な資料も添付しておきます。よろしくご査収ください。

5. 文末に締めの挨拶文を書く

用件を書き終えたら、締めの挨拶文を書きます。通常は「何卒よろしくお願いいたします」でいいでしょう。そのほか、確認や検討を依頼するときは、「ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします」「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします」などといった形にアレンジします。

6. 署名、シグネチャーを書く

「署名」「シグネチャー」とは、メールの末尾に記載する、自分の会社名や氏名、連絡先のことです。通常は、「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が記載されています。会社のWebサイトのURLを記載するケースも多いでしょう。

ほとんどのメールソフトには、一度設定しておけばクリックするだけで署名を入力できる機能が付いています。署名の形式や内容は、会社によって決まっていることが多いので、同僚の署名をまねて設定しておくのがおすすめです。

知っておきたいメールについての用語と使い方

続いては、オフィスワークや事務の仕事をしているとよく出くわすメール用語について紹介していきます。上司や同僚、取引先の人にいわれたときに、「???」とならないようにぜひチェックしておきましょう。

メール用語

CC、BCCってナニ?どんなときに使うの?

メールは「宛先(TO)」に指定した人以外の複数の人にも、同時に送ることが可能です。このときに使うのが「CC」「BCC」という機能。CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。メール作成画面にあるCC、BCCの欄にメールアドレスを入力することで、宛先に指定した人以外にもそのメールのコピーを送ることができます。

CCとBCCの違いは、他のメール受信者にメールアドレスが通知されるかどうかです。CCに入力されたメールアドレスは他の受信者に通知されますが、BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には通知されません。

CC、BCCには、「メインの宛先ではないが、メールの用件を参考までに知っておいてほしい人」を指定するのが通常で、オフィスワークや事務職をしていると、上司や関係者をCCに指定してメールをすることが頻繁にあります。

宛先(TO)、CC、BCCの使い分け

添付ファイルってナニ?

メールには書類や画像のファイルなどを付けて送ることができます。ファイルをメールに付けることを「添付」といい、添付されたファイルを「添付ファイル」と呼びます。オフィスワークや事務職をしていると、ファイルをメールに添付してやり取りすることがよくあります。上司や同僚、取引先の人などから、「見積書、添付ファイルで送ったから」「請求書は添付で送って」などといわれたときに戸惑わないように覚えておきましょう。

また、ファイルをメールに添付する際には、そのファイルの容量に注意が必要です。容量が大きすぎると、メールの送受信に時間がかかってしまったり、相手のメールボックスがいっぱいになってそれ以上のメールを受信できなくなったりすることがあります。添付ファイルの容量は、基本、3MB程度が上限と考えてください。

添付ファイル

まとめ - 忘れちゃいけない送信前の最終チェック

ここまでビジネスメールの基本的な書き方と用語について紹介してきました。このページで紹介したことを覚えておけば、オフィスワークや事務職の仕事をスタートしても、スムーズにメールのやり取りができるようになるでしょう。ただし、もうひとつだけ絶対に覚えておいてほしいことがあります。それは、メールを送信する前に必ず見直しをするということ。

送信前に見直し

「宛先は間違っていないか」「誤字脱字はないか」「用件はわかりやすく、誰にでもわかるように書かれているか」の3点を必ず最終チェックしてからメールを送ってください。宛先の間違いが大きなトラブルになってしまうこともあるんです。送信前の最終チェックは、できるビジネスパーソンの多くが実践している重要な作業です。面倒がらずに1通1通のメールを丁寧に送ること。これがビジネスメールを送るうえでの最も大切な基本ポイントといえるかもしれません。

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