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事務職とは - 事務職の仕事内容と種類、必要スキルを徹底解説

マイナビキャリレーション編集部
事務職とは

事務職とは、書類の作成や処理、ファイリングや整理、データ入力や電話応対・来客応対などの業務全般を担うポジションを意味します。一般事務営業事務、経理事務、総務事務、人事事務・労務事務、法務事務、貿易事務学校事務・大学事務、医療事務などを総称して指す職種名でもあり、企業の活動に必要不可欠な存在と言えます。

この事務職は、女性を中心に昔から人気のある職種のひとつです。しかし、事務職のことを「単純作業の繰り返しでラクそう」「毎日、定時に帰れる」「パソコンに向かって黙って作業をしていればOK」などと、かたよったイメージでとらえていたとすれば、それは間違いです。

確かに、専門的な知識や資格が不要な場合も多く、未経験でもチャレンジが可能だったり、他の職種に比べて帰宅時刻をコントロールしやすかったりするのは、事務職の特徴のひとつです。ただしこれらは、事務職のひとつの側面でしかありません。

事務職への転職や就職を考えているなら、まず、そもそも事務職とはどんな存在なのか、どんな仕事をしているのか、そしてどんなスキルが必要なのかを、「正確に理解することから始める」ことが大切です。

目次

事務職とは他の社員のサポートを通して会社を支える仕事
仕事内容がまったく違う!知っておきたい事務職の種類
一般事務・OA事務の仕事内容
営業事務の仕事内容
経理事務の仕事内容
人事事務・労務事務の仕事内容
総務事務の仕事内容
法務事務の仕事内容
貿易事務の仕事内容
その他の事務職
キャリアアドバイザーに聞く!事務職に必要な3つのスキル
まとめ - 事務職はとても奥深いプロフェッショナルの仕事

事務職とは他の社員のサポートを通して会社を支える仕事

書類の作成・処理

事務職の仕事内容をひとことで表すのであれば、「他の社員のサポート」という言葉が一番ぴったりくるでしょう。営業職のように、会社の業績に直接的に貢献するわけではありませんが、他の社員がスムーズに仕事が行えるように支援をすることで、存在価値を示すのが事務職です。

それでは、事務職の仕事内容とはどのようなものなのでしょうか。働く会社の規模や体制、業種、配属される部署によって詳しい業務は大きく違いますが、まずは事務職全般に共通する仕事内容を紹介していきましょう。

仕事内容1|書類の作成・処理

事務職が担当する最も代表的な仕事は、「書類の作成・処理」です。会社の経営には、さまざまな書類が必要になります。営業に関するものであれば見積書、請求書、納品書などが挙げられますし、法務関連では契約書や覚書がその代表例。経理関連では、経費の精算や決算に係る伝票・書類が、人事・総務に関するものでは給与明細、税金、社会保険関連の書類などが挙げられます。会社で使用する書類の作成・処理を一手に引き受けているのが事務職といってもいいでしょう。

仕事内容2|書類のファイリング・整理

作成した書類は、あとで確認できるように保存しておく必要があります。それが「書類のファイリング・整理」という仕事。これも事務職の重要な仕事です。紙で印刷された書類は、種類、日付などで分類し、バインダーなどにファイリング。所定の場所に収めていきます。パソコンで作成されたファイルなら、書類の種類や作成日などに応じて、フォルダを作成して保存。誰でも必要なファイルにすぐにアクセスできる状況を維持します。

仕事内容3|データ入力

パソコンを使った「データ入力」も事務職が担当する主な仕事のひとつです。扱うデータは会社や部署によってさまざまで、売上や商品の在庫・発送に関するデータ、お客様の住所やそのお客様が購入した商品の個数・価格といったデータが代表的な例です。さらには社員の勤怠、個人情報などの入力にも携わることがあります。

仕事内容4|電話・来客応対

営業職や企画職の人たちは、外出や会議への出席などが多いため、自分の席にいないことが多々あります。担当者の離席中に電話や来客があったときに、代わりに用件を聞いたり、打ち合わせスペースや会議室へと案内したりするのも、多く場合は事務職の仕事です。また、会社の代表番号が事務職につながっているケースも少なくありません。さまざまな問い合わせを担当部署に振り分ける役割を担うこともあります。

仕事内容5|その他

その他にも、「郵便物の発送・仕分け」も、多くの会社で事務職の仕事となっています。会社が扱う郵便物の中には、契約書、請求書などといった、重要かつ締切りが設定された書類がたくさんあります。こういった書類が、お客様と自社の担当者の間でスムーズにやり取りされるのも、実は事務職のおかげです。また、会社や部署によっては、備品の発注・管理、会議やイベントの運営などを行うこともあるでしょう。

仕事内容がまったく違う!知っておきたい「事務職」の種類

ここまでは、「事務職」という大きなくくりで、事務職の仕事内容を紹介してきました。しかし、冒頭で書いたように、具体的な仕事の内容は、会社の規模や種類、配属先の部署などによってまったく異なります。

例えば、営業部門で働く事務職は「営業事務」と呼ばれ、見積書や請求書の作成・発送、在庫管理などを通して、営業職の社員のサポートを行います。経理部門で働く「経理事務」は、経費の精算処理や日々の現金の出入りの管理、決算書類の作成補助などを担当しています。また、部署に関係なく会社全体の仕事にかかわる「一般事務」という職種もあります。商社やメーカーなどで輸出・輸入に関する仕事を専門的に担当している「貿易事務」も事務職の一種です。

この章では、一般的な会社における、主な事務職の種類とその具体的な仕事内容について解説していきましょう。

一般事務・OA事務の仕事内容

一般事務

一般事務・OA事務は、書類のファイリングや管理をしたり、パソコンを使って営業関連の書類を作成したり、データ入力をしたりする仕事です。電話や来客があったときの応対や、郵便物の発送・仕分けなども行います。最初に説明した「事務職」の一般的な仕事内容がそのまま当てはまると考えてもいいでしょう。

このあとに紹介していく、「営業事務・経理事務・総務事務・人事事務・労務事務」といった、専門的な事務職に分類できないときや、部署に関係なく幅広い分野の仕事を担当する場合に、一般事務・OA事務という言葉が使われていると思ってもいいかもしれません。

営業事務の仕事内容

営業事務

営業事務はその名のとおり、営業職の人たちのサポートをする仕事です。会社の売上のもととなる商品やサービスを売るためには、見積書や発注書、請求書といったさまざまな書類が必要です。営業事務の仕事に就くと、こういった書類の作成や発送、さらに商品自体の在庫や発送の管理などを担当します。ときにはプレゼンテーション資料の作成を手伝うこともあります。

営業職の仕事を「商品やサービスを売ること」と考えるのであれば、営業事務の仕事は、「売った商品やサービスがトラブルなくお客様のところに届くように手配をし、その代金をスムーズに受け取れるようサポートすること」というわけです。また、営業部門に配属されるのが基本となるので、お客様からかかってきた電話の応対・取り次ぎ、来客があったときの応対も重要な仕事となります。

経理事務の仕事内容

経理事務

経理事務の主な仕事は、日々の現金の出納(支払い・受取り)、伝票の仕分けや処理、帳簿の作成、経費の精算などです。会社が行なっているお金のやり取りが、正確に処理されるように、書類を作成・チェック・整理する仕事と考えるといいでしょう。ときには直接、銀行に行ってお金を振り込んだり、引き出したりすることもあります。

また、「月次補助」「月次決算補助」「月次・四半期・年次決算」といった、より大きな金額を扱う、重要性の高い仕事を担当する場合もあります。こういったケースでは、簿記や商法、法人税法など、会計・法律に関する専門的な知識やスキルを求められます。

人事事務・労務事務の仕事内容

人事事務・労務事務

人事事務・労務事務の仕事は、社員の採用や退職、異動に関する手続きや、給与の支払いに関するものが中心となります。具体的には社員採用を行ったときの社会保険の手続き、社員名簿の整備・管理、勤怠状況の管理、給与計算などが挙げられるでしょう。仕事中に社員がケガをしてしまったときの労災保険の手続きや、結婚をしたときのお祝い金の支払いなども、人事事務・労務事務の仕事です。

総務事務の仕事内容

総務事務

総務事務の仕事をひとことでいうと、「会社の運営に必要なものを準備・管理する」こと。文房具やコピー用紙、デスク、パソコンといった、備品・設備の管理をはじめ、オフィスや建物の防犯・防災対策も担当します。そのほか、社内外で開催されるイベントの運営や、社員や取引先に冠婚葬祭があったときの対応も、総務事務が担当します。規模の小さな会社では、人事事務・労務事務と仕事内容が統合されている場合もあるでしょう。

法務事務の仕事内容

法務事務

法務事務の代表的な仕事として挙げられるのが契約書のチェックと管理。会社がお客様と取引きをする際には、ほとんどの場合、契約書が必要になります。しかし、たくさんのお客様に対して、いちから契約書を作成していては時間がかかって仕方ありません。

そこで多くの会社では、用途に応じた契約書のひな型を用意し、必要に応じてカスタマイズすることで、効率的に契約書を作成できるシステムを採用しています。このとき、使用する契約書に不備はないか、書き換えた項目に法律的な問題はないかなどを法務事務が確認するわけです。必要に応じてひな形の更新も行います。

また、社員からの法律に関する問い合わせや、顧問弁護士への取り次ぎ、知的財産権や特許などの管理も法務事務の仕事となるのが一般的です。

貿易事務の仕事内容

貿易事務

貿易事務は、輸出・輸入に関する煩雑な手続きを一手に引き受けて処理する仕事です。代表的な業務としては、通関に関連する書類の作成と申請、船や飛行機などの輸送手段の手配、輸送した品物を保管する倉庫の手配などが挙げられます。輸出・輸入にかかわる法的な知識が必要になるほか、海外とのコミュニケーションが頻繁に発生するため、英会話や英文で書類を作成するスキルを求められることもあります。資格が必要なわけではありませんが、数ある事務職の中でも専門性が高い職種といえるでしょう。

その他の事務職

その他の事務職

事務職は民間の会社だけに存在するわけではありません。例えば、小中学校、高校、大学などで働く事務職は「学校事務・大学事務」と呼ばれます。入学・転校の手続き、奨学金の手続き、住居の紹介など、児童・生徒・学生にかかわる仕事が発生するのが、会社における事務職との大きな違いです。

また、病院やクリニックで働く事務職のことを「医療事務」と呼びます。医療事務の代表的な仕事として挙げられるのが「レセプト業務」。これは、簡単にいうと「患者さんの自己負担分ではない診療費用を健康保険組合などに請求する」仕事です。診療費用は、病院やクリニックで行われた医療行為などに応じて決められているため、一定の専門知識が必要となります。そのほか、来院者の受付けや会計業務、電話応対、カルテの整理なども医療事務の仕事です。

事務職の種類一覧

おわかりいただけたでしょうか。ざっと事務職の各職種における仕事内容は、上記の通りです。もっと掘り下げれば、専門的な分野にさらに細かく分けることができますが、まずは、これらを最低限の知識として押さえておくとよいでしょう。下記にも、事務職の種類をまとめた一覧を記載しました。必要な時にさくっと見返したりと、ぜひご活用ください。

  • 書類の作成・処理・ファイリングやデータ入力、郵便物の発送・仕分けなどを担当。特定の部署の仕事を専門的に担当するのではなく、幅広い領域の仕事に携わることが多い。

  • 営業部に配属され、他の社員の営業・販売業務をサポートする。見積書、請求書などの作成・発送のほか、電話・来客応対が主な仕事。プレゼンテーション資料の作成や業務効率化提案を行うことも。

  • 経理事務

    現金の出納(支払い・受取り)、伝票の仕分けや処理、経費精算、決算書類の作成補助など。また、書類の作成や処理を通して、会社が行うお金のやり取りの管理をする。

  • 人事事務・労務事務

    社員の採用や退職、異動に関する手続きや、給与計算、社会保険の手続きなどに携わる仕事。公的な機関とのやり取りも発生するため、正確な書類作成が求められる。

  • 備品の管理・発注やオフィス・建物の管理などを行う。社内外で行われるイベントの運営・準備などを担当することも。「人事事務・総務事務」と統合されている会社も多い。

  • 法務事務

    会社内で扱われる法的な書類を作成・管理する仕事。契約書、覚書のチェックや保存などを主に担当する。必要に応じて社員からの問い合わせに答えたり、顧問弁護士への取り次ぎなども行う。

  • 輸出・輸入に関する手続きや申請を行う仕事。主な仕事内容に、通関書類の作成、通関手配、輸送手段・倉庫の手配が挙げられる。海外とのやり取りが発生するため、英会話や英文書類作成のスキルを求められることも。

  • 学校事務・大学事務

    小中学校、高校、大学などの学校で働く事務職のこと。学校の規模によって仕事内容は異なるが、中小規模の学校では、経理事務、人事事務・労務事務、総務事務の仕事を一手に引き受けていることが多い。学生とのコミュニケーションが発生するのが特徴。

  • 病院の受付や会計、レセプト業務を行う仕事。レセプト業務には専門的な知識が必要になるケースがあり、さまざまな資格も存在する。そのほか、電話対応やカルテの管理も医療事務の仕事。

キャリアアドバイザーに聞く!事務職に必要な3つのスキル

事務職の仕事内容がわかったところで、次は事務職として働くためにはどのようなスキルや能力が必要なのかを知っておきましょう。私たちマイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーから、厳選して3つ紹介します。

事務職にはこれが必要!重要スキル3ヶ条

  1. コミュニケーションスキル
    他人の意図を正確につかみ、気遣いができるスキル
  2. パソコン・Officeソフトのスキル
    書類の作成・処理をスピーディに行うことができるスキル
  3. 作業の正確さ・スピード
    期日に合わせて間違いなく書類を作成・処理できるスキル

コミュニケーションスキル

会社が事務職の採用を行う際に最も重要視しているのは、実は「コミュニケーションスキル」です。もし、事務職への転職・就職を目指すにあたって、「人付き合いが苦手だから」「黙々と自分ひとりで仕事をしたいから」などと思っているのであれば、その考えはすぐに改めた方がよいでしょう。

事務職は社内外とのコミュニケーションがたくさん発生する仕事です。代表的なのは「営業事務」の仕事。電話・来客時の応対のほか、書類のやり取りなどでお客様と直接、連絡を取らなければいけないケースが多々あります。「ビジネスマナーを守る」「相手の意図を正確に理解する」「自分の要件を正確に伝達する」といった能力は欠かすことができせん。

また、事務職が他の社員のサポートをする仕事である以上、他の社員から仕事を依頼される立場になることが少なくありません。そんなときに仕事が増えるからといって嫌な顔をしていると、部署内の雰囲気が悪くなり、業務がスムーズに回らなくなってしまいます。なにより自分自身が働きづらくなってしまうでしょう。「気づかい」や「思いやり」といったより広い意味でのコミュニケーションスキルも求められます。

パソコン・Officeソフトのスキル

事務職の仕事はほぼすべてがパソコンを使って行われます。事務職に転職・就職をしたいのであれば、「ウィンドウズ(Windows)」パソコンの基本操作や、業務で頻繁に利用される「エクセル(Excel)」「ワード(Word)」の使い方は、最低限、理解している必要があります。正確にすばやく書類を作成するためには、キーボードのブラインドタッチもできた方がいいでしょう。

また、会社によっては各業務に専用のソフトを使用している場合があり、操作方法を入社後に覚えなければならないこともあります。初めて目にするソフトを前にして、拒否反応を示さない程度のパソコンスキルやリテラシーは必要不可欠です。

作業の正確さ・スピード

事務職の代表的な仕事として、「書類の作成・処理」「書類のファイリング・整理」「データ入力」が挙げられます。これらの仕事の目的は、会社内で行われた業務の内容を、書類やデータとして正確に保存・伝達すること。もし、書類やデータに誤りがあっては意味がありません。「作業の正確さ」は、事務職として働く上で欠かすことのできない要素といえます。

また、事務職が扱う書類には、締切りが設定されている場合がほとんどです。自分でスケジュールを立てて、スピーディに処理していく能力も求められるでしょう。

まとめ - 事務職はとても奥深いプロフェッショナルの仕事

今回は、事務職の仕事内容や種類、そして必要とされるスキルについて紹介してきました。ここまで読み進めていただけたのであれば、事務職が「ただ黙々と単純作業を繰り返しているだけ」の仕事ではないことがわかったはずです。実際は、時に専門知識や高いスキルが求められ、会社の経営を陰から支えているのが「事務職」なのです。

営業事務が機能していないと、営業職がどれだけたくさんの仕事を受注しても、お客様に商品やサービスが届かず、その代金を受け取れないかもしれません。人事事務・労務事務がきちんと仕事をしていなければ、社員に正確に給料が支払われない可能性もあるでしょう。経理事務や法務事務がミスをすれば、お客様や株主との大きなトラブルを抱えてしまうことも考えられます。

事務職はあらゆる企業や団体に存在している重要な職種です。一部上場の大手企業でも、省庁、役所といった公的な機関でも、個人経営のような中小企業でも、ITベンチャーでも事務職の人が働いていています。もし、事務職に就きたいと希望するのであれば、仕事内容はもとより、その存在意義を深く理解してから転職・就職活動にのぞむべきしょう。ただ楽なだけの仕事なのであれば、こんなにも多くの会社が事務職を必要とするわけがないのですから。

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