未経験から総務事務になるには？転職成功の秘訣＆体験談
マイナビキャリレーション編集部
このページでは、未経験から総務事務になるために必要な適性や、転職活動時にアピールすべきポイント、自分でできる準備法を紹介していきます。総務事務を含む事務職は、ワークライフバランスの取りやすい人気の職種。「未経験者歓迎」「未経験OK」などと求人情報に記載されていたとしても、最終的に経験者が優遇されるケースが少なくありません。「いつも書類選考で落ちてしまう」「面接で自信を持って自己PRができない」などといった悩みを抱えている人はぜひチェックしてみてください。
目次
未経験でも総務事務になれる！企業が求める人物像
未経験から総務事務を含む事務職にチャレンジするとき、多くの人が犯してしまいがちな間違いがあります。それは「事務職の経験がない」＝「事務職として働くスキルがない」と自分の経歴をネガティブに捉えてしまうこと。事務職の実務経験者に比べて、スキルが足りないことは事実でしょう。しかし、この考えにとらわれていてはいつまでたっても総務事務、事務職への転職を成功させることはできないかもしれません。
未経験から総務事務、事務職になりたいなら、「事務職の経験がない」＝「他の職種で事務の実務以上に重要な経験を積んできた」とポジティブに捉えるべきです。企業の採用担当者は、表面的な実務スキルだけを見て合否を決めているわけではありません。実務のスキル以上に、「総務事務という仕事に対する適性」を重視しているケースが多々あります。つまり、自分の経歴と総務事務という仕事に対する適性を上手にリンクさせてアピールすることができれば、未経験でも合格を勝ち取れる可能性は飛躍的にアップするのです。
それでは、総務事務という仕事に対する適性を持っている人とはどのような人なのでしょうか。企業の採用担当者が「こんな人なら未経験でも採用したい」と考える人物像を紹介するのでチェックしてみましょう。
幅広い分野の業務に対応できる人
特定の部署ではなく、会社全体のサポート役として働くのが総務事務。そのため、担当する仕事は非常に幅広く、備品や設備の発注・管理から、郵便物の発送・仕分け、電話・来客応対、ときには経理、広報、法務、人事に関する業務を任されることもあります。そこで重要になるのが、まったく違う種類の仕事を並行して進められる要領のよさ、未知の領域の仕事にも前向きに取り組むことができる柔軟性、成長意欲です。
たとえば販売業、飲食業、サービス業で店舗勤務をしていた人の場合、接客だけでなく、売上管理や在庫管理、仕入れなどの複数業務を担当していたことをしっかりとアピールしましょう。マルチタスクに対応できる人物であるという印象を与えやすくなります。また、仕事に必要な資格を自分で勉強して取得した、新しいプロジェクトなどに参加したという経験を伝えるのも有効な方法の1つ。未知の仕事に対する前向きな姿勢が伝わり、スキル不足に対する不安を払拭することに繋がります。
どんな仕事も前向きに取り組め、感謝されることに喜びを感じられる人
総務事務は会社全体のサポート役。大きなものから小さなものまで実にさまざまな依頼が総務事務に舞い込んできます。そんな総務事務の採用にあたって、採用担当者は「どんな依頼でも快く受け入れる心を持っている人物かどうか」という点を非常に重要視しています。なぜなら他の社員の依頼を受けて自分の仕事が増えることに対して、嫌な顔をしたり不快感を持ったりする人を採用すると、会社全体の業務効率が落ちてしまうからです。
この点をクリアするために役立つのが、実は接客業務の経験です。接客業務の経験がある人は、他人に物事を依頼されること、笑顔で明るく対応することが自然と身に付いているため、総務事務として長く活躍できるベースができていると評価してもらえるのです。相手のニーズを汲み取れること、感謝されることに喜びを感じることなどをアピールできるとなおよいでしょう。
Excel（エクセル）、Word（ワード）をはじめ、パソコン操作に抵抗のない人
事務職の仕事に就くと確実にPCを使用します。特に多用するのがExcel（エクセル）、Word（ワード）というマイクロソフトのオフィスソフトです。これは総務事務の仕事でも同様です。求人情報の応募条件にも「Excel（エクセル）、Word（ワード）が使用できること」などと記載されていることが多く、事務職の仕事をするための基本中の基本といえるでしょう。
もし、PCを使った仕事の経験がないのであれば、必ず自分で勉強をしておきましょう。Excel（エクセル）、Word（ワード）に関する最低限のスキル、知識がないと、転職活動はもとより働き始めてからも大きな苦労が待っています。おすすめなのは「マイクロソフトオフィス スペシャリスト（MOS）」という資格に挑戦してみること。仕事で使うPCスキルを習得できるほか、非常に有名な資格なので、履歴書に書いておくとポイントアップを期待することができます。
未経験から事務職に転職するなら派遣社員からスタートするのもおすすめ
ここまでは事務職、オフィスワーク未経験の人が総務事務になるために必要な適性や採用選考時にアピールすべきポイントを紹介してきました。しかし、「本当に自分のスキルが活かせるかわからない」「オフィスワークに憧れはあるけど、仕事内容をイメージできない」といった未経験者ならではの不安もあるでしょう。そこでおすすめしたいのが派遣社員から事務職・オフィスワークのキャリアをスタートしてみるという方法です。
派遣社員には大きく分けると「登録型派遣」と「無期雇用派遣」という2種類があるのですが、たとえばマイナビキャリレーションが行っているのは20代女性向けの無期雇用派遣で、配属先は事務職・オフィスワークが主体。専任のキャリアアドバイザーによるキャリアサポートや研修も充実しているので、未経験から事務職・オフィスワークにチャレンジしたいなら「無期雇用派遣」という働き方も選択肢の1つとしておすすめです。また、給料については月給制で昇給もあり、安定した環境で働くことができます。
無期雇用派遣のマイナビキャリレーションの特徴
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- 専任キャリアアドバイザーのサポートを受けながら働ける
- マイナビキャリレーションでは、一人ひとりに専任のキャリアアドバイザーがつき、マンツーマンでサポートを行います。それぞれのスキルや実現したい働き方に合わせて配属先の会社が選定されるほか、仕事に関する悩みをキャリアアドバイザーに相談することもできるので、未経験でも安心して事務職・オフィスワークにチャレンジできます。
- ビジネスマナー、PCスキルの研修を受けられる
- マイナビキャリレーションでは、選考中にビジネスマナー・ビジネスコミュニケーションについての研修を受講でき、採用後にはPCスキルに関する研修を受講することができます。2つの研修をクリアすることで、配属先の業務ですぐに活かせるスキルを身に付けることができるので、未経験でもスキル不足に悩む心配はありません。
未経験から総務事務への転職成功体験談
最後にマイナビキャリレーションを利用して、未経験から総務事務への転職を成功させたK.F.さんの転職成功体験談を紹介します。現在、マイナビキャリレーションで総務事務として活躍している人の多くも最初は未経験からのチャレンジでした。先輩の声を聞いて、総務事務への一歩を踏み出してみましょう。
プロフィール
K.F.さん（28歳）
◆前職
販売職（勤務期間：3年8ヵ月）
◆現職
総務事務（勤務期間：1年4ヵ月）
── 未経験から事務職、総務事務への転職を考えたきっかけを教えてください。
シフト制の仕事だったのでプライベートの予定が組みづらかったこと、そして産休・育休制度が整っていなかったので将来に不安を感じたというのが転職を考えた理由です。前職はアパレル業で店長をしていました。
── 未経験から事務職、総務事務への転職活動をするうえで不安だったことはありますか？
端的にいえば「事務職の経験がなかった」ということです。前職でもPCを使った仕事をすることはあったのですが、オフィスワークや事務職で求められるスキルレベルをイメージすることができず、「今のスキルで対応できるのかな？」という不安はありました。実際に転職活動をしてみると書類選考で落ちてしまうことが多く、「経験、スキルが足りないのでは？」という不安はどんどん大きくなってしまいました。
── マイナビキャリレーションを利用して、無期雇用派遣という働き方を選んだのはなぜですか。
事務職、オフィスワークを始めることに対する不安をなくしてくれたからです。キャリアアドバイザーの方が、自分にできることや向き・不向きを理解して配属先を選んでくれるというのが、未経験の私にとってはとても心強かった。それに、PC研修があるのも魅力の1つでしたね。研修ではExcel（エクセル）の勉強をする機会があり、そこで教えてもらったショートカットキーが現在の配属先の実務でとても役に立っています。
── 今後、どのようなキャリアを歩んでいきたいと考えていますか。
今は総務事務の仕事にとてもやりがいを感じていて、これからも総務の仕事でキャリアアップをしていきたいと考えています。総務の仕事を追及すると、さまざまな専門知識が必要になるので、今後は資格取得に向けて勉強をしようかと考えているところです。総務事務という仕事と出合わせてくれたキャリアアドバイザーに感謝ですね。
ぜひ、皆さまもこれらの体験談を参考に、未経験から総務事務へ挑戦してみてはいかがでしょうか。
