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誰でもわかる・覚えられる! オフィスワークを始める前のビジネスマナー基本3ヶ条

マイナビキャリレーション編集部

オフィスで働く人にとってちょっと難しいのがビジネスマナーを覚えること。「そんなこと知らなくても仕事ができればいいじゃん」と思う人がいるかもしれませんが、マナーを守れないと、自分だけではなく周りの人に恥をかかせてしまうかも。逆にマナーを覚えて実践できれば、いつでもスマートな立ち振る舞いができ、一人前のビジネスパーソンに見えてきます。

挨拶や名刺交換を行っている女性

このページでは、挨拶・言葉づかい、名刺交換、上座・下座の考え方という基本的な3つのビジネスマナーについて解説します。未経験の方にとっても理解しやすい内容ですので、ぜひ覚えておきましょう。

目次

マナーその1:挨拶と言葉づかい
マナーその2:名刺交換の手順
正しい名刺交換の手順
名刺交換をする順番
マナーその3:上座、下座の見分け方
シチュエーション別 席次の考え方
まとめ - 接客や販売の経験があるならビジネスマナーの習得はあっという間

マナーその1:挨拶と言葉づかい

元気に挨拶をしている女性

挨拶は人間関係の基本中の基本です。明るく正しい挨拶は、周りの人とのコミュニケーションをスムーズにし、好感度を上げる武器にもなります。一方で挨拶自体をしなかったり、間違った挨拶をしたりしてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまうことも。シチュエーション別の挨拶の言葉を覚えて、いつでも礼儀正しく振舞えるようになりましょう。

マナーその2:名刺交換の手順

販売や接客の仕事をしていた人は、お客様と接する機会は多いものの、名刺交換をすることはあまりなかったかもしれません。しかし、オフィスワークや事務職の仕事をすると、取引先の人との名刺交換をしなければならないことが多々あります。名刺交換の基本的なマナーを覚えておきましょう。

正しい名刺交換の手順

  1. 名刺を胸の前に持って自分の名前を名乗る
    左手で名刺入れを持って右手で名刺を取り出します。名刺と名刺入れを胸の高さに持ち上げて、自分の名前を名乗りましょう。名前は立場が下の人(訪問した側)から名乗ります。
    名刺を持ち、名前を言っている女性
  2. 名刺を交換する
    相手が名刺の文字を正しく読める向きにして、右手で名刺を差し出します。同時に相手からも名刺を差し出されるので、左手に持った名刺入れの上で受け取ります。このとき、自分の名刺が相手の名刺よりも上にならないように注意すること。
    名刺交換時の手元
  3. 相手の名刺を両手で持ち直してお礼をいう
    自分の名刺を相手に渡したら、すぐに相手の名刺を両手で持ち直し、「ちょうだいいたします」とお礼を言いましょう。
    相手の名刺を両手で持ち、お礼を言っている女性

名刺交換をする順番

名刺交換は役職の高い人から行うのがマナーです。例えば、上司に同伴してお客様の会社を訪問したときに、相手の会社の担当者に加えてその上司も同席しているといったケースはよくあります。このような場合は、以下のような順番で名刺交換を行います。

  1. 相手方の上司と自分の上司が名刺交換
    同席している人の中で役職の高い人同士から名刺交換を始めます。この場合は、相手方の上司と自分の上司が最初に名刺交換をします。
    相手方の上司と自分の上司が名刺交換
  2. 相手方の上司と自分、相手方の担当者と自分の上司が名刺交換
    続いて、相手方の上司と自分、相手方の担当者と自分の上司が同じタイミングで名刺交換をします。
    相手方の上司と自分、相手方の担当者と自分の上司が名刺交換
  3. 相手方の担当者と自分が名刺交換
    同席している人の中で役職がもっとも低い人同士が最後に名刺交換をします。この場合は、相手方の担当者と自分が最後になります。
    相手方の担当者と自分が名刺交換

マナーその3:上座、下座の見分け方

ビジネスの世界では、席や立ち位置にもマナーがあることを知っていますか?「上座」「下座」という考え方です。上座とは、その場で一番居心地がよく安全な場所のことで、役職が一番高い人、立場が上の人を案内します。通常は出入口からもっとも遠い席や場所が上座になります。逆に下座は、その場でもっとも外部とのやり取りをしやすいけれど、居心地が悪い場所のこと。出入口からもっとも近い席や場所を下座とするのが基本で、役職が一番低い人、立場が下の人が座ったり、立ったりします。

また、その場に複数の人がいる場合は、上座から下座に向けて、役職や立場に合った席や立ち位置が決まっていきます。これを「席次」といいます。よくあるシチュエーションの席次の考え方を下にまとめたのでチェックしておきましょう。赤色で示した場所が上座で、青色で示した場所が下座。数字はその場所に座ったり、立ったりする人の立場の高さを表します。

シチュエーション別 席次の考え方

  1. 応接室では出入口からもっとも遠い席が上座
    通常は、出入口からもっとも遠い席が上座で、出入口にもっとも近い席が下座になります。ただし、窓からの景色、調度品の位置によって変化する場合があります。
    応接室での上座
  2. 対面式の会議室では出入口から遠い列の真ん中の席が上座
    出入口から遠い列の真ん中の席が上座になります。そのほかは、テーブルの端かつ出入口に近くなるほど席次が低くなると考えてください。
    対面式の会議室での上座
  3. エレベーターではドアに向かって右奥が上座
    エレベーターの中では、ドアに向かって右奥の場所が上座になります。下座は操作パネルの前です。
    エレベーターでの上座
  4. タクシーでは運転席の後ろの席が上座
    タクシーでは、運転席側の後部座席が上座になります。続いて席次の高いのが助手席側の後部座席。下座は助手席です。
    タクシーでの上座

まとめ - 接客や販売の経験があるならビジネスマナーの習得はあっという間

このページでは、オフィスワーク、事務の仕事をする人が覚えておきたい基本的なビジネスマナーを3つ紹介してきました。意外に簡単でしょう。ビジネスマナーという言葉を聞くと堅苦しく、覚えることがたくさんあるような気がしてしまいますが、押さえておくべきポイントはそんなにたくさんはありません。もしあなたが接客や販売の仕事をしたことがあるなら、すぐにマスターできるはずです。このページで紹介した3つのビジネスマナーをベースに、スマートなビジネスパーソンへの階段をどんどん上っていきましょう。

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