人事事務に求められるスキル - 適性チェックリスト付き

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就職や転職を成功させるためにもっとも重要なのは、目指している職種が自分に向いているかどうかを事前に把握しておくことかもしれません。向いていない仕事についてしまうと、ストレスが溜まるばかりか、失敗やミスが多くなり、自分にとっても勤務先にとってもマイナスしかもたらさないからです。このページでは人事事務（労務事務、人事アシスタント）という仕事に必要なスキルと適性を詳しく紹介しています。人事事務への就職・転職を考えている人はぜひチェックしてみてください。

自分は人事事務に向いている？適性チェックリスト

まずは、自分の性格や仕事に対する考え方、ライフスタイルが、人事事務（労務事務、人事アシスタント）の仕事に向いているかをチェックしてみましょう。下にこれらの仕事で活躍するために必要な適性を8つ挙げてみました。当てはまる項目が多いほど、適性が高く、働き始めてからストレスを感じることは少ないと考えていいでしょう。

いかがでしたでしょうか。思っていた以上にチェックがついた方も、そうでない方もいらっしゃるかと思います。それでは、人事事務として活躍するための適性やチェック項目について、より掘り下げて紹介していきましょう。

人事事務の実務に関する適性

人事事務の仕事には、「几帳面で細かなところにもよく気が付く」「ルールの決まった仕事を正確にこなすのが好き」という性格を持っている人が向いているといえます。人事事務の主な仕事のひとつである、社会保険や労働保険に関する手続きには、正確な書類作成と法令・制度などを遵守する姿勢が必要になるからです。

例えば、会社が新しい社員を雇うときには、社会保険・労働保険の加入手続きをしなければなりません。このとき、新入社員ひとりひとりから加入手続きに必要な書類や情報を集めたうえで、公共職業安定所や年金事務所に提出するための書類を作成する必要があります。しかし、全員が必要な書類や情報を正確に提出してくれるかというと、必ずしもそうとは限りません。提出漏れの書類があったり、各人の記入が必要な書類には記入漏れや誤記入があったりするケースが多々あります。

書類に不備があると加入手続きは進められません。しかも、入社から何日までに手続きを済ませなければならないというルールが定められています。手続きに必要な書類が揃っているか、書類に記入漏れや誤記入がないかを確実にチェックできる几帳面さと、締切りというルールを守ることに対する高い意識が、人事事務として働くうえでとても役に立ってくれるのです。

人事事務が担うもうひとつの代表的な仕事として、給与計算・支払業務が挙げられます。給与計算・支払業務では、「勤怠・賃金・個人情報の収集と変更」「支給額の計算」「給与明細の作成」「給与の振込み」「社会保険料・税金の納付」という同じ作業を、毎月、繰り返さなければなりません。「単純な作業の繰り返しが苦にならない」ことも、人事事務で活躍するためには大切な適性です。

とはいえ、単純な作業を繰り返していると、誰もが飽きてしまい、モチベーションも下がってしまうものです。そこで必要になるのが「自分自身で楽しみや価値を発見できる」ということ。たとえ単調な作業でも、「昨日よりも作業スピードを上げよう」「昨日よりもミスを少なくしよう」と自分自身で目標を設定したり、改善方法を考えて実践したりすることで作業自体が楽しく感じられるはずです。また、社員の給料を正確に支払うための重要な仕事を担っているという自覚を持つことでやりがいが増し、イキイキと働けるようになるでしょう。

人事事務として働いていくためには、「口が堅い、他人の秘密を守ることができる」ことも重要です。人事部には社員のさまざまな個人情報が集まっています。人事部で働く人事事務の人も当然、それらの個人情報に触れることになるでしょう。わかりやすいのが給料の金額。給与計算を仕事のひとつとしている以上、社員全員の給料の金額を知っていることになります。「●●さんの給料、〇〇円なんだよ」などと、他人に漏らしてしまうようでは人事事務失格です。

そのほか、社員の評価、病歴、仕事に対する悩み、社内の人間関係といった、非常にセンシティブな情報を目にすることもあります。人事事務の仕事をとおして得た情報は、それがどれだけ興味深いことであっても、他人に教えてはいけないということをしっかりと覚えておいてください。

キャリアや仕事への向き合い方に関する適性

人事事務の仕事は「一生、使えるスキルを身に付けたい」と考えている人にとっては、うってつけの職種のひとつといえます。なぜなら、仕事を通じて雇用契約や社会保険に関する制度・法律の専門知識を身に付けていけるからです。これらの専門知識は、あらゆる会社の人事の仕事で活用できるもの。また、人事／労務の専門家の証である「社会保険労務士（社労士）」の資格取得にも役立ちます。漫然と日々の業務をこなすのではなく、積極的に学習する姿勢を持って働いていれば、人事事務での勤務経験は、将来のキャリア構築にとって大きな糧となってくれるでしょう。

また、人事事務の仕事も他の事務職と同様に、比較的ワークライフバランスをとりやすい職種といえるでしょう。働く環境や担当する業務によって一概には言えませんが、業務スケジュールを立てて働けば、定時内に業務を終え、趣味に十分な時間を割いたり、家事や子育てと両立することも可能です。「仕事だけでなくプライベートも大切にしたい」「結婚しても長く仕事を続けていきたい」と考えている人にはぴったりの仕事といえます。

人事事務として活躍するために必要なスキルレベル

ここまでは、人事事務という仕事に対する向き・不向きを、性格や仕事への向き合い方という側面で考えてきました。続いては、より実務的なスキルについて見ていきましょう。ここでは、あらゆる事務職において重要視されている「コミュニケーションスキル」「PCスキル」「作業の正確性・スピード」「スケジュール管理能力」「臨機応変な対応」という5つのスキルについて、人事事務にはどの程度のレベルが求められているのかをグラフ化して紹介します。レベルは1〜5の5段階評価で、3を事務職としての平均レベルとしました。数字が大きくなるほど高いレベルが求められると考えてください。

コミュニケーションスキル【求められるスキルレベル：4】

人事事務には、一般的な事務職に比べて、やや高いコミュニケーションスキルが求められると考えられます。なぜなら、自分の仕事をスムーズに進めるために、他者の協力を必要とするケースが多いからです。例えば前述した、新入社員の社会保険・労働保険の手続きでは、決められた期間内に、すべての人から必要な情報と書類を集めきらなければなりません。相手に自分の要求とその重要度を正確に伝えるための説明能力が求められます。

また、人事事務の人は、初対面の人と接する機会が多いという特徴も持っています。採用業務に携わる場合は、面接時の案内、採用イベントにおける受付けなど、応募者にとっての「会社の顔」という役割を担うことも少なくないでしょう。応募者から好感を持ってもらうためには、ビジネスマナーはもちろんのこと、緊張を和らげるための笑顔や、質問に的確に回答できるだけのコミュニケーションスキルも必要です。

PCスキル【求められるスキルレベル：3】

人事事務には特別に高いPCスキルは求められません。Excel（エクセル）、Word（ワード）、メールの基本操作ができれば、仕事をするうえでも採用時にも不利になることはないはずです。ただし、人事事務の主な仕事である給与計算・支払業務には、専用ソフトを導入している会社も多いようです。この場合は、いちからソフトの使い方を覚えることになります。とはいえ、難しい操作や専門知識を求められることは少なく、正確なデータ入力ができれば十分でしょう。

ちなみに、データ入力作業においては、タッチタイピングができたほうが、正確性もスピードも上がります。必須ではありませんが、仕事をスムーズに進めるためのポイントとなるスキルなので、できない人は自宅などで練習することをおすすめします。

作業の正確性・スピード【求められるスキルレベル：5】

人事事務の主要業務のひとつである社会保険・労働保険の手続きには、高いスキルレベルの作業の正確性・スピードが求められると覚えておきましょう。社会保険・労働保険の手続きに必要になる書類は、法令などによって記載事項が定められたものです。書類の記載内容に不備があると、再提出を求められるほか、のちのち面倒なトラブルを引き起こすこともあります。自分で作成した書類はもとより、他の社員に提出をお願いした書類の内容も細かく確認し、最大限の正確性を期する必要があります。

また、社会保険・労働保険の手続きには締切りが設定されているケースが珍しくありません。前述した新入社員が入社したときの手続きを例にとると、健康保険と厚生年金への加入手続きは入社日から5日以内に済ませなければならないと定められています。新卒社員が大量に入社する時期や採用活動に意欲的な会社では、一度に処理しなければならない書類の量が膨大になることもあります。正確性とともに、ひとつひとつの書類作成や確認作業に対するスピードも求められます。

もちろん、給与計算・支払業務においても、作業の正確性・スピードは非常に重要です。人事事務の人が、勤怠状況の入力・確認作業、銀行への振込依頼を、正確かつスピーディに行わなければ、正しい給料が給料日に支払われません。

スケジュール管理能力【求められるスキルレベル：4】

人事事務の仕事で活躍するためには、スケジュール管理能力の高さも重要なポイントになります。自分自身の仕事をスケジュール通りに遂行する力はもちろんですが、他人をスケジュール通りに動かすことができるスキルが特に重要。人事事務の仕事には、他の社員からの情報提供がないと進められず、しかも締切りが決められている仕事が多いからです。給与計算・支払業務においては、他の社員から正確な勤務時間が提出されていることが大前提となりますし、社会保険・労働保険に関する手続きも、社員からの情報提供や申請がなければ進みません。

他の社員の協力が必要であることを常に頭に置き、ときには積極的に作業を依頼して、相手をコントロールすることが、人事事務の仕事をスムーズにこなしていくための秘訣といえます。

臨機応変な対応【求められるスキルレベル：3】

人事事務の仕事をしていて、臨機応変な対応を求められるケースは少ないでしょう。人事事務の仕事は、法令や社内規定にのっとって行うものがほとんど。むしろ、臨機応変な対応が求められるような事態を避けられるように、普段から業務を遂行することが重要であるといえます。イレギュラーな対応を頻繁に行わなければならない環境にいるのであれば、会社全体として改善を行うか、自分自身の仕事に対する向き合い方を見直す必要があるかもしれません。

資格取得にチャレンジしてスキルアップを図ろう

人事事務の仕事をするうえで重要な適性とスキルについて詳しく見てきましたが、ここまで紹介してきた内容は、あくまで向き・不向きを判断するためのもの。すべてを満たしていたからといって、「優秀な」人事事務になれるとは限りません。それでは、ワンランク上の人事事務として、職場で頼られ、評価される存在になるためにはどうすればいいのでしょうか。ひとつの方法論として提案したいのが、資格取得にチャレンジするということです。

特におすすめなのが「社会保険労務士（社労士）」の資格。人事事務の仕事には、人事企画や採用活動のサポート業務も存在しますが、主体となるのは労務関連の仕事です。労務関連の仕事とは、給与計算・支払業務や、社会保険・労働保険の手続き業務のこと。社会保険労務士は労務のプロフェッショナルであることを証明する国家資格です。つまり、社会保険労務士の資格を取得することは、人事事務のプロフェッショナルになるのと同じ意味なのです。合格率は6.8％と難関の資格ではありますが、たとえ試験に不合格だったとしても、勉強した内容をそのまま毎日の業務に活かすことができるので、決して無駄にはなりません。

また、人事領域でのキャリア構築を考えているのであれば、「衛生管理者」や「キャリアコンサルタント」「メンタルヘルス・マネジメント」といった資格にチャレンジしてみてもいいでしょう。「人事事務のキャリアアップに役立つ資格・試験5選まとめ」のページで詳しく紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

キャリアアドバイザーから一言コメント

人事事務の仕事をするうえで必要な適性とスキルについては理解できたでしょうか。もしかすると「性格的には向いていそうだけど、スキルが足りないかも…」と不安になってしまった人もいるかもしれません。しかし、スキル不足に関しては心配する必要はありません。マイナビキャリレーションを利用することで、オフィスワークにおけるコミュニケーションのコツやPCスキルを、しっかりと身に付けられるからです。

マイナビキャリレーションでは、選考時と採用後に2段階の研修を用意しています。選考時にはオフィスワークの基本の研修を受けることができ、コミュニケーションのコツや仕事をスピーディに進めるためのポイントを学ぶことが可能です。採用後の研修はPCの研修で、人事事務として働くうえで必要となるPCスキルを習得できます。このページを読んで「性格的には向いていそう」と思えたなら、まずはマイナビキャリレーションの採用選考に応募してみるといいでしょう。