コンプライアンス？難しい言葉でいわれても…。気を付けなきゃいけない基本的なポイントだけ教えて！
マイナビキャリレーション編集部
テレビやネットのニュースで「コンプライアンス」という言葉を耳にしたことはありませんか？会社がコンプライアンス違反をすると、大変なことになるというイメージを持っている人も少なくないでしょう。
では、オフィスワークや事務の仕事をするときに具体的にどんなことに気を付ければいいのでしょうか？このページでは、コンプライアンスの意味と、オフィスワーク・事務の仕事に関わりの深い情報管理のコンプライアンスについて、基本的なポイントに絞って解説していきます。
目次
そもそもコンプライアンスってどういう意味？なんで大切なの？
「コンプライアンス」は、日本語でいうと「法令遵守」「社会的規範を守る」という意味の言葉。いきなり難しい言葉が出てきましたね。「法令遵守？」「社会的規範？」なんて人もいるのでは。でも、難しい話ではありません。簡単にいうと「法律を守りましょう」「一般的に正しいと思われていることをしていきましょう」ということです。
会社には守らなければならない法律がたくさんあります。「会社法」「金融商品取引法」「個人情報保護法」「消費者保護法」「景品表示法」「独占禁止法」…、数え上げれば切りがありません。これらの法律をしっかり守ることがコンプライアンス。「セクハラ」「パワハラ」「アルハラ」などのハラスメントが行われないような環境づくりをするのも、社員が無断欠勤をしたり、手抜きをして働くのを防いだりするのもコンプライアンスのひとつです。
近年、多くの会社がコンプライアンスをとても重要視しています。その大きな理由となっているのが、社会全体の会社に対する監視の目が厳しくなってきたことです。たった数人の社員が起こした不祥事がネットやSNSで拡散され、ニュースになり、会社全体の社会的な信用がガタ落ちになってしまうなんて例も少なくありません。信用が落ちたせいで経営が危なくなってしまった会社もあります。コンプライアンスは会社の存続そのものを左右するほど大切なものなんです。
要注意！会社の機密情報についてのコンプライアンス違反
「法律を守るとか、正しいことをしましょうとか当たり前のことじゃん」「事務の仕事にはあんまり関係なさそう」なんて思った人がいるかもしれません。でも実は、オフィスワーク、事務の仕事だって、コンプライアンスと関係大アリなんです。特に関係が深いのが会社の情報の扱いに関するコンプライアンス。オフィスで働いていると意識していなくても、業績、人事、取引先の名前、お客様の個人情報などといった機密情報を知ることになります。これらの情報を社外に漏らすのは重大なコンプライアンス違反です。うっかり機密情報を漏らしてしまいがちなケースを紹介するので、注意してください。
エレベーターの中での会話
エレベーターに乗っているのは、同じ会社の人ばかりではありません。エレベーターの中で話したことは社外にダダ洩れだと考えたほうがいいでしょう。業績、取引先、人事などの情報、お客様の個人情報は絶対に口にしないこと。たとえ複数の会社が入っているビルのエレベーターでも、乗ってきた階や降りるで会社を特定できてしまいます。また、取引先の人に聞かれて、コンプライアンスができていない会社だと、自分の会社の評価を下げてしまう可能性もあります。
SNSへの投稿
SNSは誰に見られているかわかりません。会社の業績や人事などの情報、お客様の個人情報などを投稿してはいけないのは当然として、社内のイベント・飲み会の写真の投稿にも注意が必要です。写真に写っているメンバーや背景から、何があったのかが予想できてしまいますし、例えばそこに「●●開発成功おめでと〜」なんてコメントが付いたら、他社に新製品の発売がばれてしまいます。
そのほか、愚痴の投稿にも要注意。友だちとの会話と同じ感覚で、「バカみたいなクレーマーから電話が来た！」なんて書いてしまうと、客をバカにしていると炎上してしまうかもしれません。
家族や友人・恋人との会話
家族や友人・恋人など、信頼できる人間が相手でも、会社の機密情報を話すのはNGです。その人たち自身が情報を悪用することはないかもしれませんが、その人たちが第三者に話し、情報が広がってしまう可能性はあります。また、会話をしているときに周囲の人に内容を聞かれてしまう危険性もあります。
仕事の愚痴や悩みを聞いてもらうのはかまいませんが、仕事で知った機密情報は避けて話すようにしましょう。
まとめ - コンプライアンス違反を起こさないためには
それではコンプライアンス違反を犯さないためにはどうしたらいいのでしょうか。答えは簡単。会社が決めたルールを守ることです。ほとんどの会社で、入社時にコンプライアンスや情報管理についての社内規定の研修が実施されています。研修がなかったとしても、書類の形で社内規定が共有されるはずです。内容をしっかり覚えて実践していれば、コンプライアンスについてのトラブルに見舞われることはないでしょう。