見積書、納品書、請求書？それっておいしいの…？会社の取引きに使う基本的な書類とは
マイナビキャリレーション編集部
見積書、納品書、請求書…、オフィスワークや事務職の仕事をするとたくさんの書類を扱います。実務に関わったことのない未経験の方だと、「なんとなくは知ってるけど説明しろといわれるとちょっと…」という人も多いのではないでしょうか？「そもそも何のためにたくさんの書類があるのかわからない！」という人もいるかもしれません。
そこでこのページでは、会社と会社の間でやり取りされる基本的な書類の意味と役割を、取引きの流れに沿って紹介していきます。それぞれの書類が必要になるタイミングがわかれば、オフィスワークや事務の仕事をスムーズに進められるようになるはずです！
目次
会社間の取引きの流れと必要な書類
会社と会社との間で商品やサービスを取引きするときには、たくさんの書類のやり取りが発生します。基本的な取引きの流れに沿って、必要となる書類の意味や役割について説明していきましょう。
1. 見積書で商品・サービスの価格を事前に確認する
会社と会社との間で商品やサービスの取引きを行うときは、スーパーやコンビニエンスストアでモノを買うときのように、簡単にはいきません。商品を買う側の会社ではその商品・サービスの価格が適切なものかを社内で検討・確認する必要があります。
そこで必要になるのが「見積もりの依頼」という作業。購入したいと思っている商品・サービスの内容と数を、売る側の会社に提示し、どのくらいの金額になるかを計算してもらうのです。このとき、売る側の会社が買う側の会社に対して作成・発行するのが「見積書」です。見積書には商品・サービスの価格や数量、取引きにあたっての決まりごとが書かれています。
2. 注文書・発注書で商品・サービスの購入を正式に伝える
商品・サービスを買う側の会社は提示された見積書の内容を確認します。確認の結果、金額などに問題がなければ正式に商品・サービスを購入する意思を売る側の会社に伝えます。このときに作成・発行されるのが「発注書」「注文書」です。発注書・注文書には、購入する商品・サービスの価格や数量、納品期日、取引きの際のルールが書かれています。発注書・注文書の発行をもって契約が成立することになるのが基本で、これ以降は取引きを取り消すことはできません。
3. 納品書で商品・サービスを提供した事実を示す
発注書・注文書を受け取った商品・サービスを売る側の会社は、準備を整え、発注書・注文書に記載されている期日通りに商品・サービスの提供を行います。商品・サービスの提供と同時に発行されるのが「納品書」です。納品書は、買う側の発注・注文通りに商品・サービスを提供したことを示すためのもので、提供した商品・サービスの価格、数量、提供した日付などが記載されています。
4. 検収書で商品・サービスを正しく受け取ったことを示す
商品・サービスと納品書を受け取った買う側の会社は、その内容が発注書・注文書の通りになっているかを確認し、問題がなければ正しく受け取ったことを売る側の会社に伝えます。このときに作成・発行されるのが「検収書」です。検収書には、受け取った商品・サービスの価格、数量、受け取った日付などが記載されています。
5. 請求書で商品・サービスの代金の支払いを求める
検収書を受け取った売る側の会社は、商品・サービスの代金の支払いをしてもらわなければなりません。このときに作成・発行されるのが「請求書」です。請求書には提供した商品・サービスの価格や数量、支払い期日などが記載されており、買う側の会社は請求書に書かれている内容通りに代金を支払います。通常はこれで商品・サービスの取引きに関する基本的な流れは終了です。
まとめ - 書類の意味がわかると仕事がスムーズに進む
見積書、発注書・注文書、請求書といったオフィスワーク、事務の仕事で扱う書類がどのような役割を持っているかをイメージできたでしょうか。それぞれの書類の役割の基本を理解することは、オフィスワーク、事務の仕事をするうえでとても大切なことです。なぜなら、書類の役割を理解することで、自分の業務をコントロールできるようになるから。
例えば、見積書を作ったら、次は発注書が送られてくるかもしれないと予想がつきますし、発注書が届いたら、請求書を作らなければならないなと先回りして考えることができるようになるのです。いつどんな作業が発生するかを予測できていれば、それに合わせてスケジュールを組んで働くことができるようになり、効率的に業務が進むでしょう。
未経験であっても、まずは自分が扱う書類の基本をしっかりと理解して、快適なオフィスワーク、事務職ライフに挑戦してみてはいかがでしょうか。