一般事務とは - 一般事務の仕事内容、給料事情、メリット・デメリットまで徹底解説
マイナビキャリレーション編集部
一般事務とは、事務職・オフィスワークの中で、もっとも基本的な職種であり、オフィス内で、パソコンを使用してデータを入力したり、社内外で必要な書類の作成・処理・整理をしたり、郵便物の仕分け・発送や電話対応・来客対応をしたりと、広範囲に渡って業務を行うポジションを指します（OA事務とも呼ばれることもあります）。
特別な資格やスキルが不要で「未経験者可」の募集だったり、定時に退社できることが多いため、プライベートを充実させられるなどといった理由で、常に人気を集めています。
しかし、人気のある職種であるということは、それだけ転職・就職の競争が激しいということ。一般事務への就業を希望するのであれば、しっかりと仕事内容を理解しておかないと、いつまでたっても就くことができない、なんてケースもあります。したがって今回は、意外に知られていない一般事務・OA事務の仕事内容を、基礎知識から給料、1日の流れ、メリット・デメリットまで徹底的に紹介し、少しでも一般事務を目指す方々のキャリアアップのお役になればと思います。
目次
事務職・オフィスワークの基本中の基本が一般事務
一般事務・OA事務と一口に言っても、その業務内容の幅は広く、働く会社や部署によって仕事内容がまったく違う場合があることに注意が必要です。もし、一般事務・OA事務の求人に応募するのであれば、求人情報の業務内容をしっかりとチェックし、面接などでも詳しく確認することをおすすめします。
一般的に、仕事が部署ごとに細かく分かれているような大きな会社では、上に挙げたような、専門的な知識やスキルが不要な仕事を中心に任せられることが多いでしょう。中には顧客情報の入力だけを行う一般事務・OA事務の仕事もあります。一方で、規模が小さい会社の一般事務・OA事務は、営業、人事・労務や経理、総務などのやや専門性の高い事務作業を幅広く担当するケースもあるでしょう。
とはいえ、一般事務・OA事務に転職・就職するために特別な資格や経験が必要なわけではありません。専門的な知識を持ったほかの社員の仕事を、書類作成や伝票処理などをとおしてサポートするのが基本です。簡単なパソコンの操作や一般的なビジネスマナーを身に付けていれば、一般事務・OA事務の仕事をしっかりとこなすことができるでしょう。正社員だけでなく、アルバイト・パート、派遣社員での募集も多いので、未経験からでもチャレンジがしやすい事務職の1つになっています。
＼ 未経験から事務職にチャレンジできる ／
一般事務の主な仕事リスト
下記に、一般事務の主な仕事を簡単にまとめてみましたので、ぜひご確認ください。
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書類作成
基本的には、会社が用意している定型ファイルに、必要な情報を入力していく仕事です。ただし、一般事務が扱う書類には、見積書、請求書といった商品の取引きに関するものをはじめ、会議の議事録、イベントの案内、決算書類などたくさんの種類があります。会社で使用されるあらゆる書類を作成する可能性があると覚えておきましょう。
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ファイリング
作成・印刷された書類を、種類別、日別などに分類してファイルに収めていく仕事です。書類は、会社で起きた出来事の証拠となるものなので、わかりやすく整理し、保存しておく必要があります。
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データ入力
お客様の情報や日々の売上などをパソコンにデータとして入力していく仕事です。1つの間違いが大きなトラブルを招くこともあるので、作業の正確性が求められます。
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伝票処理・整理
会社で起きているお金の動きを、入金、出金、売上、仕入、振替といった伝票に入力し、整理していく仕事です。
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郵便物の発送・仕分け
会社から発送する郵便物をまとめて定期的に発送したり、届いた郵便物を部署ごとなどに仕分けて届けたりする仕事です。
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備品管理・発注
文房具の在庫の管理、コピー機、パソコンなどのOA機器の管理などをする仕事です。備品に不足や不具合が発生したときは、発注をしたり、メンテナンスを依頼します。
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電話・メール応対
部署や会社の代表電話にかかってきた電話を担当者へと取り次ぐのが主な仕事です。もちろん自分宛の電話やメールがかかってくることもあります。
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来客応対
会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事です。飲み物を出したり、会議室の準備をしたりすることもあります。
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その他
働く会社によっては、受発注・出荷といった営業部門の仕事や、勤怠管理、給与計算などの人事・労務部門の仕事、決算業務の補助などの経理部門の仕事を任されることもあります。
ちなみに、OA事務の「OA」とは「Office Automation（オフィス・オートメーション）」の略で、手作業で行っていた仕事を、パソコンなどを使用して自動化・効率化すること。以前は、パソコンなどの電子機器を活用してデータ入力や書類の作成をする専門的な事務職を指していたのですが、誰もがパソコンを利用して仕事をしている現在では、あまり特別な意味を持たなくなっています。一般事務とほぼ同じ意味と考えて問題ありません。
一般事務の給料はどのくらい？年収・月収・時給をチェック
一般事務・OA事務の仕事の内容がわかってきたところで、次に気になるのは給料ではないでしょうか。どんな仕事なのかを知る上で、収入はとても重要なポイントです。そこで、マイナビキャリレーションを運営するマイナビワークスが保有している膨大な求人データから、一般事務・OA事務の平均年収、平均月収、平均時給を割り出してみました（2022.09.26時点）。
一般事務・OA事務の平均収入
平均時給は1,447円となっています。日給に直すと約11,500円。派遣やパート・アルバイトで一般事務・OA事務を目指す人は、この金額を参考にするといいでしょう。平均月収、平均年収はそれぞれ、229,828円、3,182,621円となりました。
ただし、これらの数値はあくまで参考数値にすぎません。未経験でパート・アルバイト勤務で一般事務・OA事務の仕事をすると、時給が1,000円前後の場合もありますし、一定の経験を積んでいて正社員として働くなら、年収が400万円以上になるケースもあります。あまり、高望みをするのはおすすめできませんが、自分の経験やスキルによっては想像以上に高い給料をもらえる可能性もあることは覚えておいてください。
1日の流れをチェックして一般事務の仕事をイメージ
続いては、一般事務・OA事務の人が、実際にどのような仕事をしているのか、1日の流れに沿って見ていきましょう。具体的な仕事内容をイメージできていれば、いざ、一般事務・OA事務に転職・就職したときにも仕事に馴染みやすいですし、面接での受け答えもスムーズにできるはず。未経験から一般事務・OA事務に転職した方に、実際の仕事の流れを聞いてきました。
一般事務の1日の仕事の流れ
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8:30｜出社
始業は9時なのですが、いつも30分前には自分の席にいるように心がけています。会社に着いたら、まずはメールのチェックとその日に終わらせなければならない仕事をリストアップします。
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9:00｜始業
9時ちょうどに朝礼が始まり、部署のメンバーのその日の予定や会社全体の情報が共有されます。午前中は比較的、来客や電話が少なく、頭も冴えているので、自分1人で集中してしなければならない仕事を選ぶのがポイント。
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12:00｜休憩
お昼の休憩は12時ちょうどからの決まり。どのお店も混んでいて困るのですが、仲の良い同僚とおしゃべりをしながら並びます。週に1回、みんなで決めたお弁当Dayも。
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13:00｜休憩終了
午後の仕事は13時から。来客や電話が増えてきたり、急な頼まれごとが出てきたりするので、できるだけ臨機応変に対応できるスケジュールを立てています。郵便物の発送・仕分けや会議の準備も大切な仕事です。
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16:30｜予定業務終了
定時の1時間前にはその日の予定を終わらせます。その後の1時間を使って次の日の予定を立てたり、遅れている仕事がないかをチェックしたりしていきます。遅れそうな仕事に気づいたら、早めに担当者に声をかけるのが、残業を減らすコツです。
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17:30｜退社
急ぎの仕事がない限り、基本的には定時に退社できます。退社後は友人と食事をしたり、家に帰って1人でのんびりしたり。
一般事務で働くメリット・デメリット
最後に、一般事務・OA事務で働くことのメリット・デメリットについても触れておきましょう。どんな仕事にも良い面と悪い面があるもの。働き始める前に知っておけば、転職や就職をしてから「失敗をした！」と嘆くこともなくなります。代表的なものを挙げていくので、自分が一般事務・OA事務という仕事に合っているかどうかも含めて確認しておきましょう。
メリット1｜退社時間をコントロールしやすい
一般事務・OA事務の仕事はルーチンワークになっていることが多く、自分が上手にスケジューリングをして仕事をこなしていけば、定時に帰ることができるのが通常です。急ぎの仕事やトラブルがない限り、派遣社員やアルバイト・パートでの勤務の場合は、残業は基本的にありません。
プライベートを重視したい、家事や子育てに時間を割きたいなど、ワークライフバランスを重視した働き方をしたい人には、一般事務・OA事務は最適な仕事といえるでしょう。
メリット2｜未経験でもオフィスワークにチャレンジしやすい
一般事務・OA事務の仕事には、多くの場合、専門的な知識や高いスキルは求められません。そのため、求人も「未経験可」となっていることが多いようです。飲食店やアパレル業界で接客業をしていた人、フリーターなど、オフィスに入って仕事をしたことがない人のファーストステップとして、一般事務・OA事務はうってつけの職種といえます。
メリット3｜オフィス業務・パソコンスキルが基礎から身につく
冒頭で、一般事務・OA事務はオフィスワークの基本中の基本と書きました。また、さまざまな書類を作成したり、場合によっては複数の部署の仕事を兼務して仕事をしたりすることもあると、一般事務・OA事務の仕事内容を紹介してきました。これは裏を返せば、一般事務・OA事務として働けば、会社の仕事を幅広く、しかも基礎から学べるということ。仕事への向き合い方次第では、キャリア形成に対してもとても役立つ仕事になります。
また、一般事務・OA事務の仕事はパソコンを使ったものばかりです。最初は耳慣れない言葉ばかりで戸惑うかもしれませんが、基本は慣れ。数カ月もすればExcel（エクセル）もWord（ワード）も、PowerPoint（パワーポイント）もある程度使いこなせるようになっているでしょう。特にExcelの「関数」「マクロ」の使い方を覚えると、一般事務・OA事務だけでなく、ほかの仕事にもおおいに役立ちます。
メリット4｜身近な人から感謝してもらえる
一般事務・OA事務の仕事は基本的に、ほかの社員のサポート業務です。そのため、急な仕事にすばやく対応できたり、相手よりも先にミスに気づいてあげられたりすると、直接的に感謝をしてもらえます。売上などの数値よりも、身近な人からの感謝が嬉しい人には、一般事務・OA事務がぴったりの仕事といえるでしょう。
デメリット1｜基本的に仕事が地味でルーチンワークが多い
特に派遣社員やアルバイト・パートで一般事務・OA事務の仕事をする場合、仕事が地味になりがちで、ルーチンワークが主体となります。積極的に発言したい、クリエイティブな仕事をしたいと望んでいる人には、一般事務・OA事務は不向きな職種といえるかもしれません。とはいえ、自分のアプローチ次第で、仕事の幅を増やすこともできますし、提案などを受け入れてもらえることも多々あります。正社員での採用であれば、業務効率化などの提案は必須となります。
デメリット2｜努力や実績が認められづらい
一般事務・OA事務の仕事は、直接的に売上などの数字に結び付きづらいのが実情です。そのため、会社からの評価を得づらいという側面があり、「努力が報われない」「会社は何もわかっていない」などと、不満を抱く人も少なくありません。ビジネスパーソンとして高いレベルを目指したい人は、一般事務・OA事務の仕事でビジネスの基礎を身に付けたうえで、キャリアチェンジを考えてもいいでしょう。
まとめ - 一般事務の経験はすべての仕事につながっていく
これから事務職やオフィスワークにチャレンジしようと考えているのであれば、一般事務・OA事務の仕事はうってつけの仕事です。繰り返しになりますが、一般事務・OA事務は、事務職・オフィスワークの基本。接客業しかしたことがなかったり、会社員経験のない人のファーストステップにぴったりなのです。しかも、一般事務・OA事務として働くと、会社内のさまざまな人たちと、仕事を通して触れ合うことができ、会社やビジネスの仕組みを学ぶこともできます。すべての仕事の基礎を学べる職種といってもいいでしょう。
一般事務・OA事務で「未経験可」の求人の場合、最低限のパソコンスキルとビジネスマナー、コミュニケーション能力があれば、転職や就職のハードルはさほど高くありません。しかも、一度、事務の仕事を経験すると、営業事務、経理事務、貿易事務といった、より専門性の高い事務職種への転職も容易になります。このページで紹介している仕事内容や、メリット・デメリットをチェックして、「自分にもできるかも。」と思ったなら、ぜひ一般事務・OA事務へ、積極的に挑戦してみてはいかがでしょうか。