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Excelの「並べ替えとフィルター」機能の使い方 ‐ 事務職・オフィスワークで使うExcel実践編 ‐

マイナビキャリレーション編集部
並べ替えとフィルター

Excel(エクセル)で作成された名簿や住所録、注文管理表のような一覧表を扱う際に、とても活躍するのが「並べ替え・フィルター」機能です。このページでは、並べ替え・フィルター機能の基本的な操作方法を解説するほか、並べ替え・フィルター機能を実際に使って練習できるサンプルファイルをダウンロードできます。事務職・オフィスワークの仕事では必ずといっていいほど利用される機能なので、しっかりと覚えて、キャリアチェンジに備えましょう。

※本ページのExcelの画面は「Microsoft Office 365 ProPlus」のものです。ほかのバージョンでは操作画面が異なることがあります。あらかじめご了承ください。

Excelサンプルファイルのダウンロード

このページ内で紹介する表のExcelファイルを下記よりダウンロードできます。手元にExcelが使えるPCがあればこのファイルを参考に操作してみてください。

目次

並べ替え・フィルター機能とはどんなもの?
並べ替え・フィルター機能は「データ」タブから利用する
並べ替え機能を使ってみよう
STEP1|並べ替えの基準となるデータを選択する
STEP2|「データ」タブにある「降順」をクリック
フィルター機能を使ってみよう
STEP1|表にフィルターを設定する
STEP2|「フィルターコントロール」ボタンが表示される
STEP3|品名欄のデータを利用してフィルターを適用する
フィルターを解除するには
さまざまな条件を指定してフィルターを適用する
並べ替え・フィルター機能はExcel操作の基本中の基本

並べ替え・フィルター機能とはどんなもの?

事務職・オフィスワークの仕事を始めると、名簿や住所録、注文管理表のような、Excelで作成された一覧表を扱うケースが少なくありません。一覧表に入力されているデータの数が少なければ問題はないのですが、データが500行、1,000行という量になってくると目的のデータを探したり、編集したりするのに非常に手間がかかります。

そんなときに活躍するのが、Excelに搭載されている「並べ替え・フィルター」機能です。並べ替え・フィルター機能を使うと、一覧表のデータを扱いやすいような順序に並べ替えたり、必要なデータだけに絞り込んで表示したりすることができます。

下に「並べ替え」「フィルター」機能、それぞれの利用例を挙げたのでチェックしてみましょう。その便利さを理解できるはずです。

並べ替え機能の利用例

フィルター機能の利用例

フィルター機能の利用例

並べ替え・フィルター機能は「データ」タブから利用する

並べ替え・フィルター機能はExcelに初めから搭載されている機能です。「データ」タブを開くと、並べ替え・フィルター機能を操作するためのメニューが表示されます。実践するまえに覚えておきましょう。

「データ」タブ 並べ替え フィルター

並べ替え機能を使ってみよう

それでは、実際に並べ替え・フィルター機能を操作する方法を解説していきます。まずは、並べ替え機能から。クリック1つで実践できるので、さっそくチャレンジしてみましょう。ちなみに、並べ替え機能を利用する際に出てくる「昇順」「降順」という言葉はそれぞれ、下にまとめた通りの意味です。

昇順

少ないものから多いもの、あるいは始まりから終わりに向かって並べ替えること

  • 数値の場合:最も小さな数値を先頭とし、順に数値が増えていく形に並べ替える
  • アルファベットの場合:「A」を先頭として、アルファベット順に並べ替える
  • 日本語の場合:「あ」を先頭として、あいうえお順に並べ替える

降順

多いものから少ないもの、あるいは終わりから始まりに向かって並べ替えること

  • 数値の場合:最も大きな数値を先頭とし、順に数値が減っていく形に並べ替える
  • アルファベットの場合:「Z」を先頭として、アルファベットの逆順に並べ替える
  • 日本語の場合:「ん」を先頭として、あいうえおの逆順に並べ替える

ここでは、サンプルとして用意した「月間注文管理表」の、「数量」欄のデータが大きい順(降順)に並ぶように、表全体の並べ替えを行います。

表全体の並べ替え

Excelサンプルファイルのダウンロード

STEP1|並べ替えの基準となるデータを選択する

並べ替えの基準となる、「数量」のデータが入力されている「I4」セルから「I15」セルまでをドラッグして選択します。

並べ替えの基準となるデータを選択する

STEP2|「データ」タブにある「降順」をクリック

セルを選択した状態で、「データ」タブを開き、「降順」をクリックします。

「データ」タブを開き「降順」をクリック

数量欄に入力されているデータが、上から大きい順に並ぶ形に、表全体のデータの並べ替えが実行されます。

表全体のデータの並べ替え

注意ポイント!範囲の設定を「現在選択されている範囲を並べ替える」にすると

「並べ替えの前に」ダイアログが表示されたときに、「現在選択されている範囲を並べ替える」を選択して、並べ替えを実行すると、表全体ではなく選択したセルだけが並び替わります。表の内容に整合性がなくなってしまうので注意しましょう。

表全体ではなく選択したセルだけが並び替わる

フィルター機能を使ってみよう

フィルター機能を使ってみよう

続いては、フィルター機能を使ってみましょう。ここでは、並べ替え機能の説明で利用した、「月間注文管理表」の表から、品名欄に「健康ウーロン茶×12」と入力されている行を抽出してみます。

「健康ウーロン茶×12」と入力されている行を抽出

Excelサンプルファイルのダウンロード

STEP1|表にフィルターを設定する

まずは表全体にフィルターを設定します。表の見出し行である「A3」セルから「J3」セルをドラッグして選択したあとに、「データ」タブを開き「フィルター」をクリックしましょう。

表全体にフィルターを設定

STEP2|「フィルターコントロール」ボタンが表示される

表の見出し行に「▼」の「フィルターコントロール」ボタンが表示されます。「フィルターコントロール」ボタンをクリックすると、データを抽出するためのメニューが表示されます。

表全体にフィルターを設定

STEP3|品名欄のデータを利用してフィルターを適用する

品名欄に表示された「フィルターコントロール」ボタンをクリックし、フィルター用のメニューを表示します。「健康ウーロン茶×12」だけにチェックが入った状態に変更し、「OK」ボタンをクリックしましょう。

品名欄のデータを利用してフィルターを適用

フィルター機能によって表のデータが絞り込まれ、品名欄の「健康ウーロン茶×12」と入力されている行だけが表示された表になりました。

「健康ウーロン茶×12」と入力されている行だけが表示

フィルターを解除するには

適用したフィルターは、フィルター用のメニューから簡単に解除することができます。データの絞り込みが不要になったら、「フィルターコントロール」ボタンをクリックして、フィルター用のメニューを表示し、「(すべて選択)」にチェックを入れて、「OK」ボタンをクリックしましょう。

フィルターを解除

さまざまな条件を指定してフィルターを適用する

ここまでの説明では、フィルター用のメニューに表示されている項目を選択することで、フィルターを適用してきましたが、そのほかにもさまざまな方法でデータの絞り込みをすることができます。使用頻度の高い方法を一部紹介するので、確認しておきましょう。

「昇順」「降順」の並べ替えとテキスト検索によるフィルター

「昇順」「降順」の並べ替え

テキストによるさまざまな条件を指定したフィルター

テキストによるさまざまな条件を指定したフィルター

セルの塗りつぶしの色を条件としたフィルター

セルの塗りつぶしの色を条件としたフィルター

並べ替え・フィルター機能はExcel操作の基本中の基本

並べ替え・フィルター機能は、事務職・オフィスワークの仕事に就くと、ほぼ間違いなく使用する機能です。Excelを使った仕事をしたことがない人も、キャリアチェンジを目指すなら、ぜひ覚えておきましょう。

このページの説明で使用したExcelファイルは下記のリンクからダウンロードできます。Excelを持っている人は、ダウンロードして説明した操作をそのままなぞってみてください。サンプルファイルで練習しておけば、スムーズに業務を進められるようになるはずです。

Excelサンプルファイルのダウンロード

このページ内で紹介した表のExcelファイルを下記よりダウンロードできます。

この記事を書いた人

マイナビキャリレーション

マイナビキャリレーション編集部

マイナビキャリレーション編集部は、運営元であるマイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーやアナリスト、プロモーションチームメンバーで構成されています。事務職としてキャリアアップを目指す皆様へ有意義な情報を届けられるよう日々奮闘中です。

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