初めての事務職・オフィスワークに挑戦！カギを握るのはコミュ力とExcel力
マイナビキャリレーション編集部
「出産・育児などでライフスタイルが変わっても続けられる仕事がしたい」「体力的な負担を減らしたい」「土日が休みの仕事をしたい」。20代女性の仕事に対する悩みは尽きません。このページでは、そんな悩みを持つ方に向けて、事務職へのキャリアチェンジ・キャリアアップの方法を紹介します。カギになるのはコミュニケーション能力とExcel（エクセル）力です！
目次
事務職・オフィスワークへの転身って難しい？みんなが抱えるキャリアの悩み
20代の女性に話を聞くと、代表的なキャリアの悩みとして挙がってくるのは「今の職場でキャリアアップするイメージが持てない」「子育てをしながら、長く働けるようなスキルを身に付けたい」といったもの。特に販売、接客の仕事をしている人に、このような悩みが多いようです。
そんな中、注目されているのが事務の仕事。比較的、他の職種よりも仕事とプライベートの両立がしやすいことから、自分の時間を大事にしたい方や子育て中の方からも人気が高まっています。また、事務職で得られるコミュニケーションスキルやPC業務の経験には汎用性があり、今後の転職やキャリアアップに活かせることも、事務職を目指す人が多い理由といえます。
ただ、未経験から正社員採用で事務職に転職するのは、そう簡単ではありません。中途採用を行っている会社が求めているのは基本的に即戦力になる人材だからです。
そこで、もし未経験から事務職・オフィスワークでのキャリアアップを目指すなら、まずは実務経験を積むことを目的とし、正社員に限らず、契約社員や派遣社員といった働き方を検討してみるのもよいでしょう。マイナビキャリレーションが提供する無期雇用派遣という働き方も選択肢の1つです。
実はマイナビキャリレーションで働いている人も、未経験から事務職にチャレンジした人がほとんど。その後、身に付けた事務の経験を活かして転職しステップアップ、配属先の企業で直接雇用に切り替わり正社員として働く方もいらっしゃいます。 しかも、そのうちの約27％は、1年未満で直接雇用に切り替わっているという実績があるのです。マイナビキャリレーションでの仕事は、20代女性のキャリアを1歩前進させるきっかけになっていると言えるでしょう。
実はもう身に付いているオフィスで必要なコミュニケーション能力
とはいえ、未経験だと「自分に事務職ができるかわからない」「オフィスで働くことに馴染めないかも」というような不安もあるはず。そこで、事務職に求められている重要な能力を2つご紹介します。
1つはコミュニケーション能力です。「事務職・オフィスワークに必要なのはコミュニケーション能力」。企業の採用担当者は口をそろえてこう言います。
この点に関しては、たとえば、販売・接客の仕事を経験されてきた方なら自信があるのではないでしょうか。販売・接客の仕事はお客様とのコミュニケーションが最も重要な仕事。ほかのどんな職種よりもコミュニケーション能力は鍛えられているはずです。事実、企業の採用担当者に聞くと、販売・接客の仕事をしていた経験は、事務職の採用時にプラスに働くといいます。
販売・接客業をはじめ、それ以外の職種でも、これまでの仕事で培ったコミュニケーション能力を活かせば、事務職でも十分に活躍できるでしょう。
簡単なのに敬遠されがちなExcelスキルを習得しよう
次に重要視されるのは、PC、特にExcelのスキルです。事務職・オフィスワークにチャレンジしようと考えたことがある人なら、求人情報に「業務レベルでExcelが使えること」などと書かれているのを見たことがあるのでは？そう、事務職でのキャリアアップを目指すなら、Excelは必須なのです。
みなさんの中に「PCを使った仕事を今までしてこなかった」「Excelは少しくらいしか使ったことがないから」と、事務職のキャリアを諦めている人はいませんか。確かに、PCやExcelを使いこなせないと事務の仕事で活躍するのは難しいかもしれません。
しかし、それほど怖がるようなものなのでしょうか。マイナビキャリレーションで事務職として働いているスタッフに実施した、Excelについてのアンケート結果をご紹介します。
マイナビキャリレーションで働く前後のExcelに対しての感想
※マイナビキャリレーション調べ（2023年6月時点）
上のグラフは、「マイナビキャリレーションで事務職として働き始めたときに、Excelの操作について、就業前の想像に比べてどのように感じましたか」と聞いた結果です。
「想像していたより簡単だった（18.2％）」「想像通りだった（54.5％）」と回答した人は、合計で72.7％。「想像していたより難しかった」と答えた人が27.3％いるものの、多くの人は配属先で働き始めてからのExcel操作に大きな苦労はしていないことがわかります。
担当業務で使用するExcelの操作を覚えるまでの期間
※マイナビキャリレーション調べ（2023年6月時点）
続いて紹介するのは、マイナビキャリレーションで働きはじめてから業務で使用するExcel操作をどのくらいの期間で覚えられたかを聞いた結果です。
「業務開始当初から使いこなせた（36.4％）」「2週間未満（27.3％）」「2週間以上、1ヵ月未満（27.3％）」と回答した人を合計すると、91％にも上ります。ほとんどの人が1ヵ月以内にExcelを仕事で使いこなせるようになるというわけです。
アンケートの結果を見ると、事務職でのExcelはそれほど怖がるものではないことがわかります。むしろ、Excelが苦手な人、Excelを使った仕事をしたことがない人は「1ヵ月くらいで覚えられるのであれば、スキルアップができる絶好のチャンス」と考えたほうがいいでしょう。
そもそもExcelってどんなもの？
Excelとは、Microsoft（マイクロソフト）が販売している、表計算ソフトと呼ばれるアプリのひとつです。縦横に並んだマス目（セル）に文字や数値の入力することによって、表を作成したり、その表のデータを計算したりして使用します。表のデータを使ってグラフを作成することも可能です。
エクセルってこんな画面
※本ページのExcelの画面は「Microsoft Office 365 ProPlus」のものです。ほかのバージョンでは操作画面が異なることがあります。あらかじめご了承ください。
事務職・オフィスワークでよく使うExcelの機能
新しい職場で初めての仕事にチャレンジするのに、事前にどんなことをするのかがわからないのは不安なものです。そこで、「業務でよく使うExcelの機能」について、実際にマイナビキャリレーションで働くスタッフにアンケート調査を実施しました。Excelにはさまざまな機能がありますが、すべての機能を確実に使いこなせないと仕事ができないわけではありません。汎用性が高く事務職ではかなりの頻度で使う機能もあれば、業務内容によっては、ある程度使う機能が限られている場合もあります。まずは「業務でよく使うExcelの機能」とはどういったものなのか、ランキングを参考にしながら、具体的に見ていきましょう。
業務でよく使うExcelの機能 TOP3
【よく使う機能】第1位 並べ替え・フィルター
よく使う機能で第1位になったのは、「並べ替え・フィルター」機能でした。これは、Excelで作られた一覧表のデータを大きい順・小さい順や五十音順・アルファベット順などで並べ替えたり、条件を指定して合致するものだけに絞り込んだりする機能です。
膨大な量のデータを規則正しく並べ替えたり、作業に必要なデータだけを抽出したりするときなどに使用します。
並べ替え機能の利用例
下の図は「お客様 担当者名」の列のデータを基に、表全体の並べ替えをした例です。「お客様 担当者名」のデータが五十音順に並べ替えられ、あわせてほかの列のデータにも並べ替えが反映されています。
フィルター機能の利用例
下の図は、フィルター機能を使って、「お客様 社名」の列に「株式会社●●●●」と入力されている行だけを抽出した例です。
【よく使う機能】第2位 関数
よく使う機能の第2位は「関数」機能でした。関数とは、複雑な計算を簡単に実行できるように、Excelにあらかじめ登録されている計算・演算機能のことです。
「指定したセルに入力された数値を合計する（SUM関数）」「指定したセルに入力された数値の平均値を計算する（AVERAGE関数）」「条件に当てはまるデータを探して表示する（VLOOKUP・HLOOKUP関数）」「指定した条件に当てはまる場合にだけ、計算や関数を実行する（IF関数）」など、数百種類が用意されています。
仕事でよく使う関数の代表例については、後ほど改めてご紹介します。
【よく使う機能】第3位 条件付き書式
アンケートの結果、よく使う機能として3番目に挙げられたのが「条件付き書式」。条件付き書式とは、Excelに入力されているデータのうち、「条件を満たすデータのみ表示方法を変更する機能」です。
「ある値以上のデータに色を付ける」「指定した範囲にある数値のうち、上位10件に色を付ける」などといった設定が行えます。
条件付き書式の利用例
下の図は、数量の列に入力されているデータが、「30以上」の場合にのみ、セルの背景を薄い赤、文字の色を赤く表示した例です。条件付き書式はこのように、一定の条件を満たすデータを強調したい場合によく利用されます。
さらに便利な計算機能！Excelの「関数」
事務職・オフィスワークでよく使うExcelの機能として、アンケート結果で2位にランクインした「関数」。前項でご紹介した通り、関数とはExcelにあらかじめ登録されている計算・演算機能のことで、実に数百種類が用意されています。
その中でも、事務職で欠かせない関数とはどんなものでしょうか。実際に業務でよく使う機能について、マイナビキャリレーションで働くスタッフに聞いてみました。
業務でよく使うExcelの関数 TOP3
【よく使う関数】第1位 SUM関数
よく使う関数で第1位になったのは「SUM関数」でした。SUM関数とは「指定されたセルに入力されている数値を合計する」関数です。売上集計表、見積書、請求書、納品書など、金額や個数を入力、管理する書類で多用され、関数の基本中の基本といえます。
SUM関数の利用例
上の図では、「売上」に入力されている数値すべてを合計する範囲として指定し、その合計数値を計算させています。
【よく使う関数】第2位 VLOOKUP関数
第2位にランクインしたのは「VLOOKUP関数」でした。VLOOKUP関数は「指定したリストの中から条件に合うデータを探し出し、取り出してくれる」というもの。ちょっとわかりづらいので、例を使って説明しましょう。
たとえば、「商品名」と「型番」の対応表があったとします。下記のようなものです。
VLOOKUP関数の利用例
このとき、ほかの表を作るときに、商品名を入力したら、自動的に型番も入力されたら便利だと思いませんか？これを実現するのがVLOOKUP関数です。
【よく使う関数】第3位 AVERAGE関数
AVERAGE関数は「指定したセルに入力されている数値の平均値を計算する」関数です。売上管理表で、毎月の売上、販売数の平均値を求めたいときなどによく使用されます。
AVERAGE関数の利用例
上の図では、「商品単価」に入力されている数値すべてを対象として、その平均値を計算させています。
Excelを覚えてキャリアアップ！事務職以外の道も開ける
アンケートでは、マイナビキャリレーションを利用してExcelの操作を身に付けたことが今後のキャリアにどう影響するかという点についても聞いています。
Excelの操作を身に付けたことはキャリアアップに役に立つ？
※マイナビキャリレーション調べ（2023年6月時点）
上のグラフは「Excelの操作を身に付けたことが今後のキャリアにとって役に立つと感じますか」という質問に対する回答です。
「役に立つ」と答えた人が81.8％。「役に立たない」と答えた人はいませんでした。Excelを使いこなせることが、どれだけキャリアアップにとって重要なのかがわかる結果になっています。
実際にどのように役に立つと考えているのかも聞いたので見ていきましょう。
- 今後、どの会社に行ってもパソコンは必須だと思うので、Excel操作に慣れておくと職種問わず役立つと感じます。
- 情報整理や統計などにも使えるため、事務職でなくてもExcelをうまく利用することによって仕事や物事の状況把握、先を見据えた行動ができるようになると思う。
- Excelを覚えることは自発的に業務を遂行できる力につながるため、指示された業務以上の働きができるようになる。また、自身で業務内容を取りまとめておく際に効率的であり、業務の引き継ぎなどが発生した場合にスムーズに行うことができる。
※利用者の声の一部を掲載しています
Excelを使いこなせることが、事務職以外の仕事にも役立つことを実感しているようです。
注目したいのは、「仕事や物事の状況把握、先を見据えた行動ができるようになる」「自発的に業務を遂行できる力につながる」という回答。Excelを覚えることが、「仕事の効率化」や「仕事への自信」にもつながっているのです。
マイナビキャリレーションでキャリアアップの第一歩を
Excelを身につけておくと、どれだけみなさんの今後のキャリアや人生の役に立つかが、少しはイメージできたでしょうか。とはいえ、PCを持っていない、Excelを使ったことがないという人がいきなり挑戦するのはハードルが高く感じるかもしれません。
マイナビキャリレーションならその点も安心。採用決定後、配属先での就業前にていねいなPC操作のトレーニングを用意しているからです。マンツーマンで就業後に必要となる操作をひと通り学ぶことができます。
さらにうれしいのが、就業後も希望者は無料のeラーニングを受講できること。自学自習によって「MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）」というExcelの資格を取得している人も少なくありません。ちなみにMOSを取得しておくと、事務職での採用選考時に有利になるといわれています。
もし、今の仕事やキャリアプランに悩みを抱えているなら、マイナビキャリレーションでキャリアアップの第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。