オフィスワークとは？ 主な職種や仕事内容、働き方について解説！

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オフィスワークに何となく「安定してそう」「快適に働けそう」というイメージを抱いている人は多いでしょう。一方、「オフィスワークとは何なのか」と聞かれると、具体的な仕事内容を説明できない人もいるかもしれません。

そこでこの記事では、オフィスワークへの転職を考えている人に向けて、オフィスワークの主な職種や仕事内容、向いている人・向いていない人の特徴、働き方などについて、詳しく解説していきます。

オフィスワークとは

オフィスワークとは一般的に、企業のオフィス内で行われる事務的な仕事全般を指す言葉です。具体的には、書類作成やデータ入力、電話やメールへの対応、さまざまな調整・管理業務を含みます。

オフィスワークの目的は、会社の業務を正確かつスピーディーに進行するために、事業部門や営業部門、経営をサポートすることです。「オフィスで行う仕事」という広い意味で、マネジメント業務や企画業務をオフィスワークに含む場合もありますが、通常はオフィスワークと言えば事務の総称だと考えてよいでしょう。

なお、近年では自宅など社外で行う「テレワーク」や「リモートワーク」に対して、オフィスに出勤して行う業務を「オフィスワーク」と呼ぶ場合もあります。

デスクワークとの違い

デスクワークという言葉は、企業の中では「オフィスワーク」とほぼ同じ意味で使われます。ただし、オフィスワークは受付やコールセンターなど幅広い仕事を含むのに対し、「デスクワーク」は座ってPCを使う作業に限定して使われる傾向があります。

また、営業担当の社員が外出先から帰ってきてオフィスで資料を作る、製造現場の社員が事務所で日報を入力する、などの場面でも「デスクワーク」という言葉が使われることがあります。

場面を職場に限定しなければ、自宅でする勉強や作家の執筆活動なども机に向かってする仕事という意味では「デスクワーク」の一種と言えます。

オフィスワークの主な職種と仕事内容

オフィスワークという言葉の意味について理解できたら、次は具体的な仕事について見ていきましょう。オフィスワークの主な職種と、それぞれの仕事内容についてご紹介します。

事務系

オフィスワークで最も代表的なのは、事務系の仕事です。事務の仕事は書類の作成や処理・管理、電話・来客対応、備品管理などが一般的ですが、所属する会社や部署によって仕事の中身は少しずつ異なり、専門知識の必要な業務が含まれる場合もあります。

以下、事務職の種類ごとに、主な仕事内容をまとめました。

事務職の仕事について、詳しくはこちらの記事もご覧ください。

コールセンター

電話の受け答えを中心に担当する仕事です。コールセンターには、顧客からの問い合わせなど、かかってくる電話に対応する「受電業務」を専門とする場合と、こちらから営業やアポイントの電話をかける「架電業務」を専門とする場合の2種類があります。対応した内容は顧客管理システム（CRM）、よくある質問はFAQシステムなど、専用のシステムに入力して社内に共有します。

応対品質の向上を目的に、多くの職場で通話内容やマナーについての品質評価が定期的に実施されています。最近では通信環境の整備により、在宅勤務が可能な企業も増えていて、電話応対とPCのスキルがあれば柔軟な働き方ができる点が魅力です。

受付

企業や施設の顔として、来訪者を迎える仕事です。来訪者の訪問目的を確認して担当者への取次を行うほか、商談や打ち合わせのための会議室手配や案内なども担当します。また、入館証の発行や訪問者記録の管理といったセキュリティ管理も重要な役割です。不審者の侵入を防ぎ、社内の安全を守ります。

受付は企業の第一印象を決めるため、ていねいな言葉遣いや適切な身だしなみといったビジネスマナーが大切です。快適に過ごしてもらえるよう相手の状況に配慮する、ホスピタリティも求められます。

秘書

経営者や役員など上位職の業務をサポートする専門職です。主な仕事はスケジュール管理で、会議や商談などの日程調整を行います。会議準備として資料の用意や会場設営、議事録などの文書作成を担当することもあります。上司が本来の業務に集中できるよう先回りして行動し、組織の円滑な経営を裏側から支える大切な仕事です。

上司が出張する際は交通機関や宿泊先の手配、来客時には接待のためのお店の手配なども行います。とくに取引先やVIPなどの来客応対では、上司の代理として、ていねいな対応が求められ、グローバル企業であれば語学力が必要になる場合もあります。秘書は経営に関わる機密情報に触れる機会が多いため、守秘義務を厳守できることが絶対条件です。

オフィスワークの魅力

さまざまなオフィスワークの中で「やってみたい！」と思えるものはありましたか？ここからは、オフィスワークに共通するメリットや魅力について解説していきます。

未経験から挑戦できる職種が多い

事務系の仕事やコールセンター、受付など、オフィスワークには未経験でも挑戦できる職種がいろいろあります。いずれも最低限のPCスキルや、基本的なビジネスマナーがあれば、多くの場合は特別な資格や経験がなくても応募できます。

配属先で実務経験を積むことで、業務に対する知識やスキルをつけて成長していけるのが魅力です。

在宅勤務ができる職種もある

近年、業務のデジタル化が進み、在宅勤務のできる職種が増えています。とくにデータ入力や受発注・請求、書類作成といった事務作業や、企画・データ分析などパソコンでできる業務はもちろん、コールセンター業務も一部の企業ではリモートで対応できるケースがあります。また、コールセンター業務も自宅でできるケースが増えています。

子どもが学校に行っている間だけ働きたい、などのニーズに合った仕事を見つけやすいのもメリットです。

ワークライフバランスを保ちやすい

オフィスワークは基本的に企業の営業時間に合わせて行われます。そのため、平日朝から夕方までの定時が業務時間で、土日祝日が休日となる求人が大半です。

職場によっては繁忙期と閑散期の波がある場合もありますが、事務系の仕事は残業が少なく、大抵は定時で帰ることができます。オフの予定が立てやすく、ワークライフバランスを保ちやすい点も、オフィスワークの魅力と言えます。

オフィスワークで大変な点・注意点

魅力の多いオフィスワークですが、すべての人にとって魅力的な面ばかりではありません。オフィスワークの大変な点や、目指すうえで注意が必要な点についても見て行きましょう。

長時間座り続けることによる不調

オフィスワークのほとんどは一日中デスクの前に座り、PCに向かって行う作業が中心です。快適な屋内で体力を消耗せずに働けるので楽なように思うかもしれませんが、実は座りっぱなしも身体への負担が大きく、腰痛や肩こり、眼精疲労や頭痛、運動不足や体の冷えなどの原因になります。

長時間座り続けることによる不調を防ぐには、60分～90分に1度は立ち上がって体を動かすのが効果的です。座った姿勢のまま軽いストレッチをするのもよいでしょう。肩こりや腰痛、目の疲れを防ぐには、椅子の高さやモニターの高さ、角度などを調節して正しい姿勢を保つこと。足元の冷えは、ひざ掛けで防ぎましょう。

成果が見えにくく、モチベーション維持が難しい場合もある

オフィスワークの中でも事務系の仕事や受付は、ルーティンワークや補助的な業務が中心です。仕事の成果が数字で見える営業や販売などの仕事とはちがい、自分の仕事がどのように成果に繋がっているのかが見えにくいため、仕事への意欲を保つのが難しい場合もあります。

オフィスワークへのモチベーションを高め、達成感を得るには、業務の質を数字で可視化し、目標を立てて改善していくのがおすすめです。

常にマルチタスクで、優先順位付けや締め切り管理が大変

オフィスワークの中でもとくに事務系の仕事は、複数の業務を並行して進めるのが普通です。集中して自分の担当業務を進めているときに、電話対応で中断されたり、急ぎの仕事を頼まれたり、ということもよく起こります。常に複数の締め切りを抱え、状況を読みながら柔軟な対応が求められるのは、オフィスワークで苦労しがちなポイントです。

対策としては、自分が担当している仕事や、想定される仕事をリストアップして、あらかじめ締め切りと優先順位を明確にしておくとよいでしょう。締め切りから逆算して余裕を持った作業スケジュールを立てるのも大切です。

作業の正確性や、情報管理の徹底を求められる

オフィスワークはPCを使って情報を入力したり集計したりする細かい作業が多く、常に正確性を求められます。数字や書類にミスがあると職場や会社全体に影響することがあるため責任重大で、人によってはプレッシャーを感じることもあるでしょう。また、業務を通じて個人情報や機密情報に触れる機会も多いので、守秘義務の遵守を求められます。また、メールの誤送信などは情報漏洩に繋がる恐れもあるため注意が必要です。

対策としては、データや書類の提出前、メールの送信前などにチェックリストを使って見直す習慣をつけるとよいでしょう。また、情報管理に関しては会社で定められたルールを守り、台帳作成などによって機密情報の見える化に取り組むとよいでしょう。

オフィスワークで求められるスキル

オフィスワークの魅力と大変な点を理解できたでしょうか。次に、オフィスワークの中心である事務系の仕事に求められるスキルについて解説します。

PCスキル

さまざまなオフィスワークに共通して求められるのが、PCスキルです。メールの送受信はもちろんのこと、「Excel（エクセル）」「Word（ワード）」「PowerPoint（パワーポイント）」などのOffice（オフィス）ソフトは多くの職場で日常的に使います。それぞれのソフトの基本操作はマスターしておきましょう。

たとえば、Excelであれば基本的な関数（SUM/IF/COUNTIF/SUMIF/XLOOKUPやVLOOKUP）などを使った表計算、ピボットテーブルを使ったクロス集計や、印刷設定ができること。WordやPowerPointであれば、レイアウトや校正の機能を使うことができ、図表の編集や、テンプレートを使った文書作成などができることです。

PCに馴染みのない人には難しく感じられるかもしれませんが、スマホと同じように毎日使えばすぐに慣れます。安心してください。

正確性・スピード

事務系の仕事で重要なのが、正確性とスピードです。作業が正確でも人の何倍も時間がかかっていたり、早くても間違いだらけだったりしたら意味がありません。仕事が正確で、かつ早いことが大切なのです。

正確性を高めるポイントは、ダブルチェックをすることです。急いでやった仕事をそのまま提出するのではなく、必ず見直して間違いを修正してから出すことを、習慣化してしまいましょう。さらに、仕事のスピードを上げるためには、手元を見ずに文字入力ができる「タッチタイピング」の習得や、便利なショートカットキーの活用、よく使う書類や文章のテンプレート化などが有効です。

コミュニケーション能力

オフィスワークではコミュニケーション能力も重要です。PCに向かって単純作業をしているだけならコミュニケーション能力はいらないのでは？と思う人もいるかもしれませんが、実際はオフィスワークに1人で完結する仕事はありません。組織の中で仕事をする以上は、報告や連絡、相談をする相手が存在し、その相手とスムーズにやりとりできるかどうかが、仕事の品質に影響します。

相手に失礼のない的確なコミュニケーションができるよう、電話やメールのマナーを身に付けておきましょう。報告・連絡・相談は、まず結論から伝えるのが基本です。わかりやすく整理して伝えるのが苦手なら、あらかじめ文章の型（フォーマット）を作っておくとよいでしょう。

報告の例文（フォーマット）

忍耐力・段取り力

オフィスワークは定型の業務が多いため、大量のルーティンワークを期限までに正確にこなす忍耐力も求められます。決められた期限内にミスなく作業を終えるには、締め切りから逆算して作業の段取りができるスキルが必要です。定型業務のほかに突発的な仕事依頼が入る場合もあるため、その都度優先順位を入れ替えながら複数の業務に対応する柔軟性も求められます。

段取り力を磨くには、どの作業にどの程度の時間がかかるかを記録したり、担当する複数の業務の優先順位をあらかじめ上司に確認しておいたりするのがおすすめです。

オフィスワークに向いている人・向いていない人

オフィスワークは多くの魅力がある仕事ですが、人によって向き・不向きが大きいのも事実です。向いている人であれば自分らしく生き生きと働ける仕事が、向いていない人にとっては苦行になってしまう場合もあります。求人に応募する前に、自分がオフィスワークに向いていそうかどうかをチェックしておきましょう。

向いている人

オフィスワークに向いている人の特徴は、主に以下の5つです。

これらの特徴に多く当てはまり、「オフィスワークで求められるスキル」で紹介したスキルを身に付けている人は、転職して十分に力を発揮できる可能性があります。オフィスワークに魅力を感じているのなら、ぜひ目指してみてください。

苦手になりやすい人

オフィスワークが苦手になりやすい傾向にある人は、以下のような特徴があります。

これらの特徴に多く当てはまる人は、もしかしたらオフィスワークが辛いものになってしまうかもしれません。ただし、苦手なことも工夫や努力次第である程度克服することが可能です。もしあなたがオフィスワークに魅力を感じているなら、普段からTo Doリストやカレンダーでタスク・スケジュールを管理する習慣をつける、標準手順書や書類のテンプレートで作業を効率化する、こまめに報告・連絡・相談をするなどに取り組んでみましょう。

オフィスワークのさまざまな働き方

オフィスワークをするには、正社員のほかにも、派遣、無期雇用派遣、パート、アルバイトなど、さまざまな働き方の選択肢があります。

オフィスワークは一般的に、正社員の求人は競争率が高く、未経験者にとって狭き門になりがちです。未経験からオフィスワークを目指す人におすすめなのが「無期雇用派遣」という働き方です。無期雇用派遣なら、未経験でもあなたに合った配属先へのマッチングが可能で、派遣会社のサポートを受けながら実務経験を積むことができます。

ここでは、正社員とマイナビキャリレーションの無期雇用派遣、登録型派遣の特徴を表でご紹介します。自分に合った働き方を選ぶ参考にしてみてください。

それぞれの働き方の違いについて、詳しくはこちらもご覧ください。

よくある質問

最後に、転職希望者からよくあるオフィスワークについての質問と、マイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。

無期雇用派遣でオフィスワークへの転職をかなえよう

この記事で見てきたように、オフィスワークにはさまざまな魅力があり、人気のある仕事です。求められるスキルが多く、競争率も高いため、未経験者にはハードルが高く感じるかもしれません。でも、無期雇用派遣なら、必要なスキルを研修で身に付け、あなたに合った配属先で経験を積むことができます。

マイナビキャリレーションでは、たくさんの先輩が未経験から事務系のオフィスワークへのデビューを果たしています。ぜひ選択肢の一つとしてご検討ください。