【事務職になりたい人へ】適性やスキル、未経験からの転職対策を徹底解説！

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事務職は多くの女性が「なりたい」と思う人気の職種です。とくに正社員の求人に対する応募の倍率は高い傾向があるため、ほかの職種から事務職への転職を希望しながら、採用されるか不安に思っている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、未経験から事務職を目指す方に向けて、事務職の基礎知識から採用に向けた具体的な対策まで、徹底的に解説していきます。

事務職の全体像を知る。種類と仕事内容について

まずは、事務職とはどのような仕事なのか、基本的なことを知っておきましょう。

事務職とは、書類の作成や整理、データ入力、電話応対や来客応対などを主に担当し、会社の業務が円滑に進むようにほかの社員の業務をサポートする仕事です。

事務職には、それぞれの職場に必要なオフィス業務を幅広く担当する「一般事務」をはじめ、所属する職場や求められる専門性によってさまざまな種類があります。以下の表で、代表的な事務職の種類を紹介します。

事務に"なりたい"人の適性チェック

事務職の仕事について理解できたら、自分に事務職としての適性がありそうかどうかをチェックしてみましょう。

ここでは、事務職に向いている人・向いていない人の特徴をご紹介します。向いている人の特徴に多く当てはまった人は、自信をもって事務職を目指してください。向いている人の特徴にあまり当てはまらず、向いていない人の特徴に多く当てはまった場合は、事務職以外の職種を考えるか、苦手の克服に取り組むことをおすすめします。

事務職に向いている人の5つの特徴

事務職では、定型の作業をきちんとこなす地道さと、状況に応じて判断・行動する柔軟性や協調性が求められます。縁の下の力持ちとして人をサポートすることに喜びを感じられる人は、事務職に向いています。

事務職に向いていない人の4つの特徴

事務職は定型の細かい仕事が多く、常に相手の状況に合わせることが求められます。サポートするより自分が主役でいたい人や、大胆な性格で慎重さに欠ける人、人とかかわるのが苦手な人などは、事務職に向きません。

事務職に近づく"最低限スキル"何から身に付ければいい？

次に、事務職になるために必要なスキルと、その習得方法についてチェックしましょう。事務職の種類に関係なく、最低限必要となるスキルは以下の3種類です。

未経験者が事務職を目指す場合、資格取得の勉強をしながら体系的な知識を身に付けるとよいでしょう。資格があれば事務職になれるとは限りませんが、資格を持っていることがあなたのスキルを客観的に証明するので、応募書類でプラスの印象を与えられる可能性があります。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）のExcel一般レベル、日商簿記3級などは事務未経験者にもチャレンジしやすく、とくに経理事務や営業事務志望の方に役立ちます。

学習期間の目安

資格取得のための学習にかかる期間は人によっても異なりますが、MOSのExcel一般レベルであれば2~4週間程度、日商簿記3級は3～6週間程度の短期集中学習がおすすめです。

合格に必要な勉強時間は、パソコンや簿記の経験の有無など、人によって大きく異なります。まったく経験のない状態から勉強を始めた場合に必要な総勉強時間は、MOSの一般レベルで80時間程度、日商簿記3級は100時間程度と言われています。短期集中学習をするのであれば、1日3時間程度の勉強時間確保を目標にするとよいでしょう。

事務職になるためのロードマップ

事務職になるために必要なスキルについて理解できたら、スキルを身に付けるため具体的な計画を立ててみましょう。ここでは、MOSのExcel一般レベルに3週間で合格し、1カ月後に事務職に応募するためのロードマップ例をご紹介します。

1週目: 現状把握とツール整備

まずは、事務職になるために現状どのようなスキルが足りないのかをチェックし、スキル習得に必要なツールを整備しましょう。

Excelやビジネスマナーについて、どのような知識やスキルが必要かは、こちらのページが参考になります。

自分に足りないスキルが明確になったら、学習のためのツールを探します。パソコンを持っていない場合は購入するか、使用できる場所を確保しましょう。

独学するのであれば、自分のレベルにあった参考書や動画などの教材を用意し、基礎知識や基本操作の学習からスタートします。学習をスムーズに進めるために、Excelのショートカット表などを自分で作って用意するのもいいでしょう。タッチタイピングの習得には、ゲームをしながら学べるアプリなどの利用もおすすめです。

2週目: 実務課題の疑似体験

2週目は、教材を参考にしながら、事務の実務を想定してExcelで書類を作ったり、データを集計したりしてみましょう。

「Excel実務課題」などのキーワードで検索すると、参考になるテンプレートやダミーのデータをネット上で色々見つけることができます。

3週目: 資格取得対策

試験の出題範囲について一通り学習ができたら、模擬試験を解いてみましょう。模擬試験は、市販のテキストについているものもありますし、ネット上で有料や無料でダウンロードできるものもあります。模擬試験を解くことで、MOSの出題形式に慣れることができ、自分が合格のレベルに達しているかどうかもおおよそ確認できます。

MOSの受験料は 12,980円（税込）と、決して安くはないので、模擬試験で対策をして一発合格を目指しましょう。

4週目: 応募書類・面接対策

資格の勉強は3週間をめどに合格レベルを目指し、4週目はいよいよ試験を受けます。タイピングや操作方法など試験勉強の最後の詰めに取り組みつつ、転職の応募先の決定、応募書類作成や面接対策も進めましょう。

とくに、職務経歴書の作成や、履歴書での自己PR作成などは時間がかかるため、早めに作成をスタートすることをおすすめします。

事務職になるための応募書類の作り方

ここからは、転職活動で事務職の求人に応募するための書類対策について解説していきます。詳しくはリンク先の記事もご覧ください。

履歴書

履歴書は、あなたの基本情報を企業に伝える書類です。決まった様式があり、書き方のマナーやルールが存在します。最低限、以下の4つのポイントを守って作成しましょう。

履歴書は、フォーマットを使ってPCで作成する場合と、市販の履歴書などを使って手書きで作成する場合があります。こちらの記事では履歴書フォーマットのダウンロードができ、履歴書の各項目の書き方についても見本付きで詳しく解説しています。

職務経歴書

職務経歴書は、あなたがこれまで経験した職務と、職務の中で発揮してきたスキルやそこから得た成果について伝える書類です。履歴書とはちがって決まった形式が存在せず、応募先に合わせて作成することができます。

職務経歴書を作るときに大切なのは、応募先企業の採用担当者が何を知りたいのかを考え、相手が求める情報をできるだけ具体的に、客観的な根拠を示しながら記載することです。

こちらの記事では、職務経歴書のサンプルを示しながら、採用される書き方のポイントを解説しています。

面接では"なりたい"を"任せたい"に変える伝え方を意識

求人に応募したら、書類選考を通過したあとの面接対策も万全にしておきましょう。

面接官側に「この人に事務を任せたい」と思ってもらうには、相手が知りたいことが何なのかを理解し、企業が求める人材像に当てはまる自分の強みをアピールする必要があります。

事務職の面接で、面接官はあなたの受け答えから「理解力があるか」「コミュニケーションがあるか」などを読み取ろうとしています。そして、よく効かれる質問にはそれぞれ、企業側の狙いがあります。一貫性がありポジティブな回答ができるよう、事前に想定回答を用意して練習しておきましょう。

事務職の面接でよくある質問については、こちらの記事で詳しく解説しています。

正社員・派遣・無期雇用派遣の働き方の違い

事務職になるには、正社員だけでなく、派遣、無期雇用派遣、パート、アルバイトなど、さまざまな働き方の選択肢があります。

とくに、未経験から事務職になりたい方におすすめの働き方が「無期雇用派遣」です。無期雇用派遣なら、派遣会社による研修で事務職に必要なスキルを身に付けることができ、継続的なキャリアアドバイスも受けることができます。登録型の派遣とはちがって派遣会社から常時雇用されているため、収入が途切れず安定した環境で、長期的なキャリアを築くことができます。

無期雇用派遣と一般的な登録型派遣、正社員の違いについて、以下の表にまとめます。

より詳しい情報は、こちらの記事をご覧ください。

事務職を目指すうえでやりがちなNG例と対策

事務職は一般的な職種ですが、実務経験のない人には業務内容や必要スキル、適性などが正しく理解されていない場合もあります。事務職を目指す人が陥りやすいNG例と、転職活動でミスマッチや失敗を避けるための対策を、ここで確認しておきましょう。

"事務的作業＝誰でもできる"と誤解する

事務は特別な専門知識を求められないので「誰でもできる簡単な仕事」と誤解されがちですが、そんなことはありません。細かい作業を速く・正確に行う、複数のタスクを同時進行しながらスケジュール管理をする、定型業務をこなしながら突発的な依頼事項にも対応するなど、幅広いスキルが必要になります。

対策

正確に作業をこなすこと、期日を守ること、個人情報や機密情報を守ること、といった仕事の基本をしっかり理解しておきましょう。また、メールの文面、書類などにミスがないように、送付や提出の前に見直す習慣をつけておきましょう。

PCスキルの過信/不足

仕事でPCを使ったことがあるから事務くらいできるはず、という思い込みもよくあるNGです。職種や業務によって必要となるPCスキルのレベルは異なります。たとえPCの使用経験があったとしても、必ずしも事務に必要とされるレベルに達しているとは限りません。

対策

MOSの一般レベルで求められる範囲のPCスキルを最低限つけておきましょう。MOSの模擬試験を受けて実力を把握し、スキルが足りない分野についてあらかじめ学習しておくのがおすすめです。

報連相の遅れ

転職活動中の企業とのやりとりや、採用後の業務でやってしまいがちなNG行動として代表的なのが「報連相の遅れ」です。事務職の基本である報告・連絡・相談がきちんとできないと、企業からの信頼は一気にダウンしてしまいます。

対策

業務の進捗をタイムリーに報告すること、とくに状況の変化や予想されるリスクはいち早く共有することの大切さを認識しておきましょう。また、相手が理解しやすく対応しやすい報連相の型（フォーマット）をあらかじめ作っておくと仕事がスムーズです。

相談の例文（フォーマット）：

服装・マナーのズレ

入社後にやってしまいがちなのが、服装やマナーのミスマッチです。とくに異なる業界や職種から転職した場合は、これまでの常識だと思っていたことが転職先では通じない場合もあるので、注意しましょう。

対策

入社してしばらくの間は個性を出すのは避け、保守的で無難な服装を選びましょう。言葉遣い、上司や先輩との接し方、休暇の取り方などは、社風を観察して周囲に合わせるとよいでしょう。マナーについて迷ったときは、OK/NGを先輩に聞いて確認することをおすすめします。

よくある質問

最後に、事務職になりたい人からよくある質問と、マイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。

事務職になりたいなら、計画的に対策しよう！

事務職はライフステージが変化しても続けやすく、とくに女性からの人気が高い仕事です。競争率も高めなので、行き当たりばったりの転職活動ではなかなか勝てません。未経験から事務職になりたいのであれば、計画的にスキルを獲得し、応募書類や面接の対策を進めましょう。

スキルや経験に自信がなかったり、自分に合う転職先がなかなか見つからなかったりするときは、無期雇用派遣も1つの選択肢として考えてみてはどうでしょうか。マイナビキャリレーションには未経験から事務職デビューを果たした先輩が大勢います。ぜひご検討ください。