【事務職への転職】採用される職務経歴書の書き方とサンプル

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職務経歴書は、中途採用への応募時に履歴書と共に提出する書類です。この記事では、事務職の中途採用で担当者が見ているポイントや、採用される職務経歴書の書き方について、サンプル付きで解説します。

採用担当者は事務職の職務経歴書から何を読み取ろうとしているか

採用される職務経歴書を書くには、採用担当者の視点に立って、企業側のニーズを理解することが大切です。

職務経歴書を書き始める前に、企業が事務職の採用において重視している点は何なのか、採用担当者は職務経歴書からどんな点を読み取ろうとしているのかを知っておきましょう。

そもそも職務経歴書をしっかり埋められているかどうか

採用担当者が最初に見るのは、職務経歴書に求められる情報が網羅されているか、各項目がしっかり記入されているかどうかという点です。

すべての項目が埋められていても、内容が薄ければ「たいした経験もスキルもないのではないか」と思われてしまいます。この記事で紹介するサンプルや書き方を参考に、適切なボリュームで作成しましょう。

また、採用担当者が職務経歴書を見る際には、内容だけでなくあなたの文書作成スキルも読み取ろうとしています。ビジネス文書としての体裁が整っているか、各項目の内容は適切か、文章におかしい点や誤字脱字がないかなど、提出前には念入りに確認してください。

今までの実績から、自社の事務職に相応しいかどうか

事務職の業務内容は幅広く、業種や企業、部署によっても大きく異なります。そのため、企業は自社の事務職に必要なスキルや経験を持っている人物なのかどうかを、応募者の職務経歴書から読み取ろうとしています。

職務経歴書を書く前には、求人票をしっかりと読み込み、自分のスキル・経験や強みの中から、応募先企業が求める人材像に合致するポイントをアピールするようにしましょう。複数の企業に応募する際には、職務経歴書を丸ごと使いまわすのではなく、かならず応募先企業の求める人材像に合わせて調整するのことをおすすめします。

マネジメント経験はあるか？

企業の採用担当者は、あなたに仕事を任せるには細かい指示が必要なのか、それとも主体的に動ける人材なのか、どの程度責任ある仕事を任せられそうか、といった点も職務経歴書から読み取ろうとしています。

後輩の指導を任せられたことがある、チームのリーダーを経験したことがあるなど、マネジメントにかかわる経験は、転職活動において大きなアドバンテージになります。たとえ小さなことであっても積極的にアピールしましょう。

事務職の職務経歴書のサンプルと書き方

ここからは、実際に職務経歴書のサンプルを見ながら、各項目の役割や書き方のポイントを確認していきましょう。

職務経歴書に入れる項目や記載する順番には明確なルールがあるわけではなく、作る人によって少しずつ異なります。ここでは、採用担当者が求める情報を網羅することができる、標準的な職務経歴書のフォーマットに沿って解説していきます。

職務経歴概要

職務経歴書の冒頭には、職務経歴を100文字程度に短くまとめた「概要」を記載します。概要を入れることによって、読む側があなたの経歴を大まかに把握でき、あとに書かれている詳細な内容を理解しやすくなります。

参考例：職務経歴概要

経験スキル・得意分野

あなたがどのようなスキルを持っていて、何が得意なのか、採用担当者にわかりやすいように箇条書き等で記載します。

スキルはできるだけ具体的に、そのスキルを生かしてどのようなことができるのかを記載しましょう。資格や受賞など、客観的にあなたのスキルを証明する情報があればあわせて記載します。

参考例：経験スキル・得意分野

会社略歴

ここには、履歴書に記載する職歴と同様に「いつからいつまで、どんな会社に勤めたのか」が入ります。複数の職歴があるときはすべて記載しましょう。会社の規模や事業内容、所属部署などについてもあわせて記載します。

参考例：会社略歴

職務経歴詳細

それぞれの職場で、いつ、どのような職務を担当したのかを詳細に記します。チームの中での役割や、具体的な成果をあらわす数字なども、できるだけ具体的に入れられると説得力が増します。

複数の会社を経験している場合や、会社内で部署異動があった場合などもすべて記載します。情報量が多くなりすぎる場合には、直近の職務経歴を詳しく、古いものは軽くするなどメリハリをつけましょう。応募先企業の業務と関連の深い仕事や、とくにアピールしたいものは詳しく書くとよいでしょう。

参考例：職務経歴詳細

自己PR

最後に、自己PRを記載します。ここでは、とくにアピールしたい自分の強みや、仕事で心がけていること、それらを生かしてこれまでにあげた主な成果、入社後の貢献に対する意欲などを記載します。文字数など明確な決まりはありませんが、あまり長いと読む側の負担になるため、400文字以内を目途にまとめるとよいでしょう。

事務職の自己PRの書き方について、詳しくはこちらの記事も参考にしてください。

参考例：自己PR

事務職の職務経歴書作成時のポイント

事務職に応募する際の職務経歴書の書き方が理解できたら、自分がこれまでに経験した業務や、その中であげた成果、学んだことなどを洗い出して実際に職務経歴書を書いてみましょう。

職務経歴書を書くときに注意したいのは、書く内容に相手が納得するような具体性や客観性を持たせることです。ポイントを3つご紹介します。

1数字を具体的にする

1つめのポイントは「数字」です。単に経験した業務を記載するだけでなく、「1日〇件を処理」など具体的な数字を記載すると、あなたの事務処理能力がどのくらいなのか、どの程度のボリュームの仕事を任せられそうか、相手が想像しやすくなります。

また、取り組みの成果などを記載する際にも、たとえば「業務効率を改善した」と書くだけでなく、「前年対比〇％の時間削減に成功した」「〇％のコスト削減を実現した」など具体的な数字を入れるとより客観性が高まり、説得力が増します。

2資格などからスキルを客観的に証明する

客観性を確保するという意味では、自己申告で「これができます」「これが得意です」と主張するだけでなく、資格や表彰など、第三者があなたのスキルや経験を証明している情報を載せることも有効です。

とくに未経験から事務職への転職を希望している場合には、スキルを体系的に学ぶためにも資格取得の勉強が効果的です。事務職に役立つ資格には、パソコンスキル系の資格や、経理・会計系の資格など、さまざまな種類があります。詳しくはこちらのページを参考にしてください。

3自分の役割、どのような貢献をしたかを具体的にする

職務経歴詳細を記載するときには、その職務の中で自分がどのような役割を担い、どのような貢献をしたかを具体的に記載することも大切です。

その業務を1人で担当したのか、チームで担当したのか、後者であればチームの中でどのような役割だったのかを明確に記載しましょう。チームで出した成果を自分1人の成果のように書いたり、実際はサポート役だったのに自分がリーダーだったかのように書いたりするのはNGです。

面接の場で具体的なことを質問されても説明に困らないよう、事実に即して具体的に書くようにしましょう。

よくある質問

最後に、事務職の職務経歴書に関して転職希望者からよくある質問と、マイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。

職務経歴書に迷ったら、転職のプロに相談しよう

職務経歴書は、企業の採用担当者が応募者のスキルや経験を知り、自社の事務職として適性があるかどうかを判断する大切な書類です。応募する企業が求めている人材像やスキル要件をしっかり理解し、応募先に合わせて記載内容やアピールポイントを考えましょう。

職務経歴書で何をアピールすればいいか迷ったら、転職のプロに相談するのも１つの方法です。マイナビキャリレーションなら、「無期雇用派遣」という働き方で、専属のキャリアアドバイザーのサポートを受けながら、未経験から事務職を目指すことができます。

無期雇用派遣について、詳しくはこちらをご覧ください。