【事務職への転職】履歴書の正しい書き方と、志望動機／自己PR例文集

• ツイート
• 

事務職への転職活動を始めるとき、最初に作る書類は「履歴書」です。転職活動用に作る履歴書は新卒のときとどうちがうのか、志望動機や自己PRにはどんなことを書くべきかなど、とくに初めての転職では迷う場面がたくさんあります。

この記事では事務職への転職を考えている方へ向けて、履歴書の正しい書き方をサンプル付きで解説します。事務職の種類別に志望動機と自己PRの例文も集めたので、参考にしてください。

事務職の履歴書の記入見本と正しい書き方

ここからは、履歴書の各項目の正しい書き方を、サンプルとあわせて紹介します。履歴書には決まった形式と正しい書き方があります。指定された内容を正しく、抜けもれなく、ビジネスマナーを守って書くことが大切です。

履歴書を書くときは、以下のポイントを常に意識しましょう。

厚生労働省様式の履歴書テンプレート

（参考：厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について」）

履歴書の記入見本

1日付（提出日）の正しい書き方

履歴書に記入する「日付（提出日）」は、履歴書に記載された内容が「どの時点」のものかを示します。できる限り最新の情報を伝えたほうがよいので、履歴書を郵送する場合は「発送日」、データで提出する場合は「送信日」、面接で手渡しする場合は「面接当日」の日付を入れましょう。

なお、「年」を4桁の西暦で書くか、和暦（平成○年、令和○年）で書くかについては、履歴書全体で統一されていればどちらを選んでも問題ありません。ただし、元号（例：令和）を「R」「令」などと省略して書くのはNGです。

2氏名・生年月日

原則として「氏名」は戸籍に登録されている漢字を記入します。普段は略字で書いていても、履歴書などの正式な書類では正しい漢字を使いましょう。パソコンで作成する際は変換ミスに注意が必要です。

なお、データで履歴書を提出しなければならない場合、旧字体などの漢字が入力できなかったり、文字化けしたりすることがあります。その場合は、入力可能な字体で氏名を入力して提出し、後日紙の書類を提出する際に、戸籍に登録されている正しい字体で書いて事情を伝えてください。

前述のとおり、「生年月日」の「年」は履歴書全体で西暦、和暦のいずれかに統一します。「年齢」は、「日付（提出日）」の時点での「満年齢」を記入します。履歴書を作成した日と実際に提出する日の間に誕生日を迎える場合などは、注意しましょう。

3写真

写真は履歴書の中で最初に目に入る要素です。写真から受ける第一印象で損をしないよう、ビジネスマナーを守った身なりで、信頼感を演出しましょう。写真で個性を出す必要はありません。

フォーマルな写真なので自撮りは避けて、写真館またはスピード写真（証明写真ボックス）など、整った環境で撮影しましょう。「ビジネス書類における証明写真」であることを意識し、ルールに則って撮影、貼付することが大切です。

4住所・連絡先（メールアドレス・電話番号）

履歴書の「現住所」の欄には、「日付（提出日）」時点での住所を、都道府県からすべて記入します。「丁目」「番地」「号」などは住民票に記載されている正式な表記で記入し、アパートやマンション名も省略せずに書きましょう。「ふりがな」欄には住所の町名までと建物名のふりがなを記入します。

また「メールアドレス」と「電話番号」は、確実に連絡が取れるものを優先して記入します。ただし、現職の企業から支給されている携帯電話の電話番号やメールアドレスを書くのはNGです。業務用に企業から支給さているものをプライベートで使用するべきではないため、ビジネスパーソンとしての常識を疑われてしまいます。

5学歴・職歴

履歴書の中でメインの要素といえるのが「学歴・職歴」欄です。採用担当者が最も注意深くチェックする内容なので、しっかりとルールを守って、ていねいに記入しましょう。

6免許・資格

履歴書の「免許・資格」欄は、知識やスキルに関する客観的な情報を盛り込める要素です。自動車の運転免許はもちろん、応募企業での業務に関連する資格があれば積極的に記入しましょう。

7志望動機・自己PR

履歴書の「志望動機・自己PR」欄は、自由度が高く、ほかの人と差をつけやすい要素です。自分が伝えたいことをただ書くのではなく、相手が何を知りたいのか、どのような書き方をすればわかりやすく伝わるかを考えながら書きましょう。

8趣味・特技

履歴書の「趣味・特技」欄は、箇条書きなどで簡潔に書くことをおすすめします。興味・関心や人柄を伝える欄なので、正直に自分の好きなこと、得意なこと、面接で話題のきっかけになりそうなことを書くとよいでしょう。もし、応募企業で想定される業務に関係のある趣味や特技があれば、積極的に記入しましょう。

9本人希望記入欄

履歴書の「本人希望記入欄」は、入社や業務の遂行にあたって絶対に譲れない条件を記入するスペースです。特に強い希望がないのであれば、「貴社規定に従います。」とだけ記入しましょう。

希望する年収や勤務地を記入すると、「それ以外の条件では絶対に働かない」という強い意思表示として受け取られ、選考時に不利に働いてしまう場合があります。どうしても譲れない条件がある場合以外は、記入しないほうが無難です。

事務職の履歴書で差がつくポイント

書くべき項目が決まっている履歴書ですが、企業研究や自己分析をしっかり行い、よく考えて書くことで、採用担当者に与える印象は大きく変わります。ここでは、ライバルに差をつける、履歴書作成のポイントをご紹介します。

企業担当者の視点になって作成する

最も大切なのは、企業の採用担当者の視点になって作成することです。単に必要事項を埋める、自分がアピールしたいことを書くだけでなく「相手が知りたいこと」を「相手が読みやすく、理解しやすいように」書きましょう。

採用担当者が知りたいのは、企業が求める人材像とあなたがマッチしているかどうか、採用したら長く働いてくれそうかどうかということです。また、採用担当者は日々数多くの履歴書を見る必要があるため、できるだけポイントをわかりやすく書いたほうがしっかり読んでもらえます。

独りよがりの内容にならないように、常に客観的な視点を意識して書きましょう。

なぜ事務職か？なぜその企業を選んだのかを詳しく記載する

実務未経験で事務職に応募する場合はとくに、事務職という仕事をしっかり理解したうえで、なぜ事務職を目指すのかという理由を志望理由に書きましょう。

また、たとえあなたがその会社の事業内容よりも「事務職」という条件に惹かれて応募するのだとしても、志望理由には「なぜその企業か」という動機も記載しましょう。

そのためには、企業研究が欠かせません。企業のWebサイトなどで会社の理念や事業内容、代表のメッセージなどを確認し、どのような会社なのかを理解しましょう。そのうえで、自分が共感した点や印象に残った点と志望理由を関連付けて書くとよいでしょう。

自分の客観的な評価を数値として記載する

自己PRに前職での取り組みの成果や、自分のスキル、強みなどを書くときは、できるだけ客観的に証明できる情報を入れましょう。最も説得力があるのは「1日〇件を1人で処理した」「作業時間を〇％削減した」といった数値情報です。数値として示せる成果がないか、探してみてください

種類別！事務職の志望動機／自己PRの例文

履歴書の中で最もライバルに差をつけやすいのが「志望動機／自己PR」です。学歴や職歴からは読み取れない応募者の人となりがうかがえるため、採用担当者からの注目度が高い項目でもあります。

とはいえ、応募する側にとっては、内容の自由度が高いからこそ何を書けばよいのか迷いやすい項目です。まずは、自分が応募する事務職の志望動機／自己PRの例文を見て、参考にしてみましょう。例文を下敷きに、自分の経験やスキルに合わせて内容を入れ替えれば、簡単に文章を書くことができます。

一般事務の志望動機／自己PR

• 一般事務の志望動機例文と書き方
• 一般事務の自己PR例文と書き方

営業事務の志望動機／自己PR

• 営業事務の志望動機例文と書き方
• 営業事務の自己PR例文と書き方

医療事務の志望動機／自己PR

• 医療事務の志望動機例文と書き方
• 医療事務の自己PR例文と書き方

貿易事務の志望動機／自己PR

• 貿易事務の志望動機例文と書き方
• 貿易事務の自己PR例文と書き方

学校事務の志望動機／自己PR

• 学校事務の志望動機例文と書き方
• 学校事務の自己PR例文と書き方

経理事務の志望動機／自己PR

• 経理事務の志望動機例文と書き方
• 経理事務の自己PR例文と書き方

人事事務の志望動機／自己PR

• 人事事務の志望動機例文と書き方
• 人事事務の自己PR例文と書き方

よくある質問

最後に、事務職への転職希望者からよくある履歴書に関する質問と、マイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。

履歴書の書き方に迷ったら、プロのアドバイスを生かそう

履歴書は、応募先企業とあなたとの最初の接点になる大切な書類です。応募先企業の事業内容や、先方が求める人材像をしっかり理解し、ていねいに作成しましょう。

未経験から事務職にチャレンジする人には、「無期雇用派遣」という働き方もおすすめです。マイナビキャリレーションなら、転職のプロであるキャリアアドバイザーのサポートを受けながら、自分に合った働き方を実現できるでしょう。

無期雇用派遣について、詳しくはこちらをご覧ください。