【すぐに使える例文つき】一般事務の志望動機の書き方と重要ポイントを解説
一般事務は、主に社員のサポートや環境整備、社外の人の応対などを行う職種です。特別な資格やスキルが不要なことやライフワークバランスを取りやすいことから一般事務の仕事を希望する人も少なくありません。
そんな人気のある一般事務は必然的に競争率も高くなるため、この仕事に就くには仕事内容を十分に理解すると同時に、この職種に求められるスキルを磨くこと、さらに採用担当者に刺さる志望動機を作成することが重要です。
そこでこの記事では、一般事務の仕事内容や平均年収とあわせて、志望動機で重要な3つのポイントやすぐに使える志望動機の例文を紹介します。
目次
一般事務とは？まずは仕事内容を理解しよう
一般事務とは、事務職・オフィスワークの中でも基本的な業務を担う職種です。
一般事務の主な業務内容には以下のものがあります。
一般事務の仕事内容
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- 書類の作成・処理・整理
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- 生産量や売上高などのデータの入力
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- 郵便物の仕分けや発送
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- 電話対応・来客対応
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- 発注伝票や受注伝票の作成と管理
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- 各種台帳の管理
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- 社内の各種届出書類の管理
一般事務の仕事は、医療事務や貿易事務のような専門的な知識やスキル、資格等は不要のため未経験でも挑戦しやすいのが魅力です。ただし、当然のことながらある程度のパソコンスキルや一般的なビジネスマナーは必要です。また、一般事務は、残業や休日出勤や出張などもほぼなく定時で帰宅できることも多いため、ワークライフバランスをプライベート重視で考えている方からとても人気があり、競争率の高い仕事でもあります。
一般事務の平均年収は約340万円となっており、事務職の中では高めの水準となっています。
一般事務の仕事内容についてさらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
一般事務の志望動機で重要な3つのこと
一般事務は未経験でもチャレンジしやすく人気のある職種のため、転職の競争率は高めです。そのため志望動機では少しでも採用担当者にいい印象をもってもらう必要があります。ここでは採用担当者が求職者の適性を判断するためによくチェックする3つのスキルについてご紹介します。
正確な作業ができる
一般事務の仕事は、書類作成や電話対応などオフィスワークの基本部分を支える仕事であり、担当した業務を正確に遂行するスキルが求められます。他の社員に依頼された仕事を入力ミスや計算ミスなく正確に処理することに加え、時間厳守、スピード感も重要です。
高い事務処理能力は大きな強みとなるため、アピールできる関連経験があれば志望動機に盛り込んで好印象を与えましょう。
コミュニケーション能力
一般事務の仕事は、社内の人と深く関わるだけでなく、電話・メール・来客応対など社外の人とのやり取りも頻繁に行うため、良好な人間関係を築ける高いコミュニケーション能力が必要です。また、相手の意図や状況を正確に理解して適切な対応ができる理解力や柔軟性があり、仕事を依頼しやすい、一緒に気持ちよく働けそうと思わせるような人柄も欠かせません。
一般事務の業務遂行に欠かせないコミュニケーション能力があるかどうかは重要なチェックポイントとなるため、接客業や販売業など人と接する仕事の経験などがあれば志望動機で強調しましょう。
PCスキル
一般事務の業務には、データ入力・データ作成のExcel（エクセル）や文書作成のWord（ワード）などパソコンを使って作業するものが多いため、一定程度のPCスキルが求められます。特にExcelは頻繁に使うことから、高度なレベルで使えると採用担当者に好印象を与えることができます。
また、中小規模の会社では一般事務が経理や人事などの仕事を兼ねることもあり、勤怠管理ソフトや経理専用ソフトなどの専用のソフトを使う業務を行うこともあります。さまざまな専用ソフトの使用経験もポイントとなるため、使用経験がある場合はしっかりアピールしましょう。
すぐ使える志望動機の例文
次に、一般事務の志望動機の例文を経験者・未経験者別に4つ紹介します。自分の経験と強みに加えて上記の3つの重要ポイントをおさえることで、採用担当者に高い評価を受けられる志望動機を作成することができます。
経験者向け/自身の経験とスキルをアピールした例文
これまで3年間一般事務として主にデータ入力や書類作成の業務を行ってきました。仕事にやりがいは感じていたものの業務が限定的だったことから、スキルアップや自身の成長のためにさらに幅広い仕事に取り組みたいと考えるようになりました。
現在の業務では関数を用いたExcelやWordを使った資料作成などパソコン業務が中心だったため、PCスキルや正確性には自信があります。また、学生時代には飲食店でアルバイトを続けていたのでさまざまな年代の方と接するのも得意です。貴社の業務でもこれらのスキルを活かして貢献できるのではないかと考えています。
経験者向け/コミュニケーション能力をアピールした例文
現職では資料作成やデータ入力のほか、来客対応やメール・電話対応を任せられることが多かったため、さまざまなケースやトラブルにも柔軟に対処できる対応力が身につきました。特に印象に残っているのが、ひどく怒って電話をかけてきたお客様のケースです。落ち着いてじっくりと話に耳を傾けたことでお客様の怒りも解け、最終的には「ありがとう」と喜ばれました。また、常に笑顔を心がけており、社員の方から「仕事が頼みやすい」とよく声をかけられました。
そのため、特に部署間の連絡調整や顧客対応などで培ったコミュニケーション力には自信があります。貴社でも、業務の中心としてスムーズな情報伝達に努め、事務職として社内の調整役を担いたいと考えております。
未経験者向け/一般事務を志した理由をアピールした例文
私はこれまでアパレルの販売スタッフとして、お客様の好みやニーズを探りながらお客様が満足する商品提案を心がけてきました。また、スタッフが働きやすいように備品の配置の変更、バックヤードの整理、パソコンのスキルを活かしてわかりやすい勤怠管理システムの構築などを行い、お客様・スタッフ全員が気持ちよく過ごせる店舗になるよう取り組んできました。
これらの経験を通して事務的なサポートや業務を効率化することにやりがいを感じたことから、社員の方が働きやすいようにサポートできる一般事務職として働きたいと考えるようになりました。
未経験ではありますが、ExcelやWordなどの基礎知識を習得し、業務をスムーズに進められるよう努め、これまでの経験とスキルを活かして貴社の一員として事業成長に貢献したいと考えております。
未経験者向け/他事務の経験をアピールした例文
私はこれまで経理事務のサポート業務に従事してきました。経理の業務では簿記やPCスキルを活かしてさまざまな業務を行ってきましたが、議事録などの書類作成や備品管理・発注、電話・メール応対などの経理業務では行わない業務にも携わり、一般事務として事務スキルを全般的に底上げしたいと思うようになりました。
これまで一般事務経験はありませんが、経理事務で培った数字の扱いにおける正確さとスピード、PCスキルを活かし、貴社の事業の成長や業務の効率化に貢献したいと考えております。
志望動機に関するよくある質問
最後に、一般事務の志望動機に関するよくある質問について解説します。
Q.1事務職の実務経験がなくても、一般事務へのチャレンジはできるのでしょうか？
一般事務の仕事は未経験でも十分チャレンジできます。
確かに転職では実務経験が重視されますが、一般事務は未経験でも、ある程度のPCスキルや人柄、コミュニケーションスキルがあれば採用されることも多いです。また、一般事務の仕事に通じる接客の経験やパソコンに関する資格、ITパスポート、TOEIC、簿記などの資格があれば、それらをアピールすることで、さらに好印象を与えることができるでしょう。
マイナビキャリレーションでは未経験からの事務職へのチャレンジをサポートしています。事務職に必要なビジネスマナー研修やPCスキルの研修もご用意していますので、未経験・スキルに不安のある方はぜひご登録ください。
Q.2採用担当者は志望動機のどんなところを気にしていますか？
一般事務は、人気が高く競争率も高い職種であるため、採用担当者は業務や自社とのミスマッチが起こることのないよう、志望動機で主に以下の点をチェックしています。
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- 記載内容が具体的か？
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- 一般事務への理解があるか？
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- 福利厚生や賃金など条件面にこだわりすぎていないか？
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- 総じて採用するメリットがあるか？
一般事務の志望動機を作成するときは、これらのポイントを意識しながら組み立てていきましょう。
採用担当者への訴求力の高い志望動機を作成して一般事務としてのキャリアをスタートしましょう
一般事務は、企業活動の基本部分を支え、円滑に進めるために不可欠な仕事ですが、特別な資格やスキルが不要で未経験でも挑戦しやすいのが魅力です。
しかし、一般事務の業務は広範囲に及び、一つひとつに高い正確性や迅速さが求められるだけでなく、社内外の多くの人と良好な人間関係を築ける高いコミュニケーション能力が求められます。選考時にもその点を重点的にチェックされるため、一般事務を目指すのであれば、今回解説した3つの重要ポイントや例文を参考に、魅力的な志望動機を作成しましょう。
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