事務職に向いていない人の性格は？向いている人の特徴や苦手克服のトレーニング方法も紹介
事務職は転職市場で人気の仕事です。事務職になるために特別な資格などは必要ありませんが、性格によって向き・不向きは分かれます。
事務職は、向いている人にはメリットの大きい仕事ですが、向いていないとやりがいを感じられず、辛くなってしまう場合もあります。実際に転職してから「こんなはずじゃなかった」と後悔しないよう、事務職に向いていない人の特徴を知っておきましょう。
目次
そもそも事務職の仕事内容とは？
事務職の仕事内容をひと言でいうと、「ほかの社員のサポートをする仕事」です。事務職がさまざまなオフィスワークを引き受けることで、ビジネスの最前線に立つ社員がスムーズに仕事を進めることができます。
事務職は会社の業績や運営に直接的に関わることはありませんが、チーム全体にとってはなくてはならない存在です。事務職の仕事について、簡単にご紹介します。
事務職の主な仕事内容
事務職の代表的な仕事は以下の5つです。
- 書類の作成・処理
- 書類のファイリング・整理
- データ入力
- 電話・来客応対
- その他（郵便物の仕分けなど）
会社などの組織では、日々大量の書類や情報がやりとりされます。多くの職場において、書類の作成・処理、ファイリング・整理といった仕事は、事務職が一手に引き受けています。また、紙ベースで集められたデータをパソコン上で入力したり、電話応対や来客応対で社内外の関係者とコミュニケーションをとり、適切な相手に取り次いだりするのも事務職の代表的な仕事です。
そのほかにも、職場によっては郵便物の仕分けや備品管理などを行うこともあります。また事務職の種類によっては、より専門的な知識が求められる仕事も担当します。
さまざまな事務職の種類
事務職といえば「一般事務」のイメージが強いかもしれませんが、どのような会社や部署で働くかによって事務職の仕事内容は大きく異なります。
事務職には以下のようにさまざまな種類があります。それぞれの事務職について詳しく知りたい方は、リンク先のページをご覧ください。
事務職には向いていない人の性格4選
事務職に向いていない人、事務職の仕事に苦手意識を持ちやすい人にはどのような特徴があるのでしょうか。
ここでは、事務職に向いていない人の性格や特徴を4つご紹介します。ただし、もし自分に当てはまっても、それだけで事務職を諦める必要はありません。苦手を克服して事務職を目指すためのトレーニング方法もあとで紹介しますので参考にしてみてください。
1自分のペースで仕事をしたい人
前章で触れたように、事務職は主にほかの社員のサポートをする仕事です。常に相手に合わせて仕事を進める必要があるため、自分のペースを守りたい人はストレスを感じるかもしれません。
事務職は大抵の場合、自分の担当業務も持ちつつ、さまざまな依頼に対応します。複数のタスクを並行して進めることも珍しくありません。
スケジュールは状況によって変化していくので、優先順位をつけながら臨機応変に対応する必要があります。予定が変わるのが苦手な人や、マイペースに仕事をしたいタイプの人には、事務職は向いていないと言えるでしょう。
2コミュニケーションが苦手な人
事務職の仕事は、さまざまな人とコミュニケーションしながら進めます。そのため、コミュニケーションを負担に感じてしまう人や、口頭や文章で相手にわかりやすく伝えるのが苦手な人は、事務職に不向きです。
電話応対や来客応対で、社外の人や他部署の人と話す機会も多くありますし、チームの一員としての報告・連絡・相談は必須です。人と話さずに1人で黙々と作業をするイメージで事務職を選んでしまうと、「思っていたのと違う」と後悔するかもしれません。
3ルーティンワークが不得意な人
事務職の仕事の多くを占めるのが、決まった作業をルール通りに繰り返すルーティンワークです。飽きっぽい人や、常に新しいチャレンジや刺激を求める人は、事務職の仕事は変化が少なくて退屈だと思うかもしれません。
業務品質アップのために進め方を工夫するなど、創造性を発揮する余地もゼロではありませんが、全体として定型の仕事の割合が高いのが事務職の仕事です。自分の個性やアイデアを仕事で生かしたい、という希望が強い人にも向いていないでしょう。
4細かい作業が苦手な人
集中して細かい作業をするのが苦手な人、どちらかというとおおざっぱでケアレスミスの多い人なども事務職向きではありません。
事務職の仕事では、データ入力や集計といった、数字を扱う細かい作業も多くあります。ほかにも文書の作成や確認作業など、ほぼすべての業務において正確さが問われ、ミスが多ければマイナスの評価に繋がります。
集中力を保つのが難しい人や、頑張ってもミスを見落としてしまう人が事務職になると、本人にも、指摘する周囲の人にもストレスの要因となるかもしれません。
事務職に向いている人はどんな人？
それでは、事務職に向いているのはどのような人でしょうか。ここまで見てきた「事務職には向いていない人の性格4選」に自分が当てはまらず、以下に紹介する5つの特徴のどれかに当てはまっているのならば、あなたは事務職向きと言えます。
- 最低限のコミュニケーション能力がある人
- 地道な作業が苦にならない人
- 緊急の依頼にも柔軟に対応できる人
- スケジュール管理が得意な人
- 作業を正確にこなせる人
必ずしもこれらの特徴をすべて備えている必要はありません。自分の得意なことがあるのならそれを伸ばし、苦手なことを克服するよう努力してみましょう。
それぞれの特徴について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
事務職になるための普段からできるトレーニング
事務職として活躍するためのスキルは、日常生活の中でも磨くことができます。未経験から事務職を目指したいけれどスキルの面で自信がない、という方は、下に紹介する3つのトレーニングを試してみてください。
家計簿をしっかりつけてみる
1つ目は、数字やお金に強くなるためのトレーニングです。家計簿をしっかりつけて、自分の生活の中でお金がどのように動いているのかを把握してみましょう。
いつ・何に・どれくらいお金を使ったのか、抜けもれなくしっかり記録し、収入と支出のバランスがどうだったのか毎月集計して確認します。食費、光熱費、被服費などのカテゴリ別に予算を立て、実際の支出とどの程度差があったのか管理するのもおすすめです。
家計簿アプリを使わずに、パソコン上で入力して集計する表をエクセルなどで自作すれば、パソコンのトレーニングにもなります。お金の流れを把握することで節約にも繫がり、一石二鳥です。
日々のルーティンを考える
2つ目は、ルーティンワークに慣れるためのトレーニングです。自分の生活の中のルーティンを考えて、毎日実行してみましょう。
家事など普段からやっていることでも構いませんが、たとえば決まった時間に家計簿をつける、上司に日報を出すつもりでその日のできごとを整理して日記に書く、資格取得のための勉強をするなど、実際の業務のトレーニングに繫がるルーティンであれば理想的です。
パソコンでExcelなどの勉強をしてみる
事務職として働くためには、Excel（エクセル）やWord（ワード）、PowerPoint（パワーポイント）などのOffice（オフィス）ソフトが使えることは必須です。もしあなたがこれまでOfficeソフトの使用経験が少ないなら、普段からパソコンを使って慣れておきましょう。
Excelで家計簿をつける、Wordで日記をつけるなど、ほかのトレーニングと組み合わせるのもいいでしょう。Officeソフトの勉強を始めるために、基本的なことを知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。
よくある質問
最後に、「事務職に向いていない人」に関して転職希望者からよくある質問と、マイナビキャリレーションのキャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。
Q.1事務職に向いていない人の特徴に1つでもあてはまっていたら、事務職は目指せないのでしょうか？
事務職に向いていないと感じる特徴があっても、トレーニングして苦手な点を克服するなど、あなたの工夫と努力次第で事務職を目指すことはできます。事務職を諦めることはありません。
Q.2日常的にケアレスミスが多いのですが、事務職には向いていないのでしょうか？
事務職を目指したいのなら、ミスを減らせるような仕組みを考えて、ケアレスミスを減らしていきましょう。
人間はミスをするものです。ケアレスミスが多いことを自覚できているのであれば、努力次第で減らすことはできます。たとえばデータ入力作業であれば、作業後の見直しを習慣化する、できるだけ手作業で入力せずにコピー＆ペーストする、Excelの機能で自動入力や自動計算が可能なところはできるだけ自動化するなどの工夫が考えられます。
実際に医療、建設、交通、製造など安全が求められる職場では「声に出して確認する」「指差し確認をする」「チェックシートを記入する」など、ミスを減らすためにさまざまな工夫をしています。ほかの業界での実践をヒントにしながら、自分なりの方法を見つけてみてください。
Q.3通常業務のマニュアルがどうしても納得いきません。そのように感じる人は事務職には向いていないのでしょうか？
納得がいかないと感じること自体は仕方がありません。ただし、最初からマニュアルと異なるやり方をするのは問題です。たとえ納得がいかなくても、まずはマニュアルに沿って業務を進めましょう。
最初はおかしいと感じていても、実際に業務を進める中で「こういう理由でこのような進め方だったのか」と納得することもあるものです。ある程度の時間が経ってもやはり納得がいかず、周囲の人も「おかしい」と感じているようであれば、どうすれば効率がよくなるか、具体的な改善策を提案してみましょう。業務品質向上のために周囲に意見を伝えることは、事務職にはもちろん、社会人として大切な姿勢です。自信を持ってください。
事務職に魅力を感じているなら、諦めずに目指してみよう
事務職は向き・不向きが分かれる仕事ですが、「向いていないかも？」と思う点が少々あっても諦める必要はありません。トレーニングなどの努力や工夫で苦手を克服できることもありますし、職場や業務との相性もあります。
少しでも事務職に興味があるなら、ぜひマイナビキャリレーションの「無期雇用派遣」もキャリアの選択肢としてご検討ください。専属のキャリアアドバイザーが充実した研修制度と合わせて、未経験から事務職への転職をサポートさせていただきます。
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