【事務職】向いている人・向いていない人の特徴は？ 必要なスキルや転職事情も紹介
事務職は、女性を中心に昔から人気の高い職種です。
補助的な仕事というイメージから「誰にでもできる」と誤解されることが多いのですが、実は事務職は向き・不向きの大きい仕事でもあります。転職してから後悔することがないよう、まずは自分の事務職への適性を知っておきましょう。
この記事では事務職を目指す方に向けて、事務職に向いている人・向いていない人の特徴や、事務職に必要なスキル、未経験から事務職に転職して活躍している人の事例などをご紹介します。
目次
事務職とは
まずは事務職がどのような仕事なのかを理解しておきましょう。
事務職とは、ひと言でいうと「ほかの社員のサポート」を中心に行う仕事です。書類作成や資料整理、連絡・調整などの仕事を事務職が引き受けることで、企画や営業など、事業の最前線にいるほかの社員の業務がスムーズに進みます。
事務職は、間接的に会社の業績に貢献している、「縁の下の力持ち」のような役割なのです。
事務職の仕事内容
事務職の主な仕事内容を5つご紹介します。
仕事内容1｜書類の作成・処理
所属する業界や部署によって扱う書類の種類は異なりますが、会社で使用するさまざまな書類の作成や処理は多くの場合、事務職が担当しています。
仕事内容２｜書類のファイリング・整理
作成した書類をあとで参照できるように、整理・保管するのも事務職の仕事です。書類の種類や日付などで分類し、紙の書類ならバインダーなど、PCのファイルなら所定のフォルダに格納します。
仕事内容３｜データ入力
パソコンを使った「データ入力」も事務職が担当する主な仕事の1つです。扱うデータは商品や売り上げに関するもの、顧客に関する情報、社員に関する情報など、職場によってさまざまです。
仕事内容４｜電話・来客応対
会社や部署を代表して電話や来客に対応し、担当部署や担当者に取り次いだり、不在中の社員に代わって要件の確認や応接室への案内を行ったりするのも、多くの場合は事務職の仕事です。
仕事内容５｜書類の作成・処理
そのほかにも、所属する職場によっては「郵便物の発送・仕分け」「備品の発注・管理」「会議やイベントの運営」などを事務職が行う場合もあります。
さまざまな事務職の種類
事務職は、さまざまな専門に分かれており、業務内容も少しずつ異なります。以下に主な種類をまとめたので、求人への応募時などの参考にしてください。
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書類の作成・処理・ファイリングやデータ入力、郵便物の発送・仕分けなどを担当。幅広い領域の仕事に携わることが多い。
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ほかの社員の営業・販売業務をサポート。見積書、請求書などの作成・発送や電話・来客応対が中心で、顧客向け資料の作成や業務効率化の提案を行うことも。
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経理事務
現金の出納（支払い・受取り）、伝票の仕分けや処理、経費精算、決算書類の作成補助など。
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人事事務・労務事務
社員の採用や退職、異動に関する手続きや、給与計算、社会保険の手続きなどに携わる仕事。公的な機関とのやり取りも多い。
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備品の管理・発注やオフィス・建物の管理などを行う。社内外で行われるイベントの運営・準備などを担当することも。
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法務事務
会社内の法的な書類を作成・管理する仕事。契約書、覚書のチェックや保存などが中心。社員からの問い合わせ対応、顧問弁護士への取り次ぎなども行う。
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輸出・輸入に関する手続きや申請を行う仕事。通関書類の作成、通関手配、輸送手段・倉庫の手配などが中心。外国語のスキルが求められることもある。
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学校事務・大学事務
公立・私立の学校で働く事務職のこと。学校の規模によって異なるが、経理事務、人事事務・労務事務、総務事務の仕事を全体的に担当することが多い。
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病院の受付や会計、レセプト業務、電話応対やカルテの管理などを行う。レセプト業務には一定の専門知識が求められ、さまざまな資格も存在する。
事務職に向いている人の5つの特徴
ここまでの内容で、事務職の仕事について具体的にイメージできたでしょうか。次に、どんな性格や能力を持った人が事務職に向いているのか、主な5つの特徴を見ていきましょう。
最低限のコミュニケーション能力がある人
人とのコミュニケーションに苦手意識がなく、指示されたことを的確に理解したり、口頭や文章で相手に伝えたりする最低限のコミュニケーション能力がある人は、事務職に向いています。
事務職はほかの社員のサポートを行うことが多いため、仕事においてコミュニケーションは欠かすことができません。また、電話応対や来客応対など、初対面の人と話す機会も多く、ある程度のビジネスマナーも求められます。
決して「1人で黙々とやる仕事」ばかりではないことを理解しておきましょう。
地道な作業が苦にならない人
書類のファイリングや整理、大量のデータ入力やチェックといった地道な作業が苦にならない人も、事務職に向いています。
事務職の仕事の多くはルーティンワークで、定型の作業をミスなく・早く・正確にこなすことが求められます。地道な作業に淡々と取り組みつつ、ミスの削減や効率化などに創意工夫を発揮できる人は、事務職に向いていると言えるでしょう。
緊急の依頼にも柔軟に対応できる人
急な仕事の依頼やスケジュールの変更などがあっても臨機応変に対応できる人は、事務職に向いています。
仕事の多くがルーティンワークとはいえ、会社や顧客、サポートする相手の社員の状況によって、急に業務量が変動したり、スケジュールが変わったりすることはよくあります。そのような状況でも混乱することなく、状況を的確に理解して解決策を考えられる人は、事務職として信頼を得られるでしょう。
スケジュール管理が得意な人
スケジュール管理も、事務職に求められる重要な能力の1つです。
職場全体の業務をスムーズに回すために、事務職には、自分がサポートしている相手のスケジュールを把握し、締め切りのリマインドをするなど、先回りして動くことが求められます。さらに、急な依頼などにも柔軟に対応しつつ、自分自身の作業時間もしっかり確保しておく必要があります。
そのため事務職には、先を見通してスケジュールを組み、状況に応じて調整するなど管理のできる人が向いています。
作業を正確にこなせる人
作業の正確さも、事務職に欠かせない能力です。事務の仕事は基本的にミスがないのが当たり前の世界です。ミスを1つ見落とせば、自分だけではなく、サポートしている相手が社内や顧客からの信頼を失ってしまう場合もあります。
集中して正確に作業し、面倒がらずに何度もチェックしてミスをなくすことができる人は、事務職向きだと言えるでしょう。
事務職に向いていない人の3つの特徴
事務職にはさまざまな種類があり、その業務内容によって向き・不向きがあるのは当然です。ここからは、事務職に向いていない人の特徴を見ていきましょう。もし自分が「この3つの特徴に当てはまっている」と感じたとしても、落ち込む必要はありません。それは自身の特性だと捉え、今後、仕事を選ぶ際の基準になるでしょう。
自分のペースで仕事をしたい人
周囲の都合に左右されることなくマイペースで仕事をしたい、という思いの強い人は、事務職向きではありません。
事務職の仕事は、電話応対や来客応対、ほかの社員からの相談や依頼などによって、よく作業を中断されます。スケジュール管理が重要ですが、そのスケジュールが相手の都合で変わることもしばしばあります。
臨機応変な対応が苦手な人や、1人で集中しないと仕事が進まないタイプの人は、事務職以外の仕事を考えたほうがいいかもしれません。
ルーティンワークが不得意な人
刺激の少ない状況が苦手で、地道で単調な作業にすぐ飽きてしまう人や、正確さを求められる作業が苦手な人も、事務職には向きません。
書類仕事は苦手だけれど話すのが得意なら接客業、アイデアが豊富で行動力があるなら企画や営業など、きっとほかに向いている仕事があるはずです。事務職以外の職種にも視野を広げてみてください。
コミュニケーションを避けたい人
対人コミュニケーションに大きなストレスを感じてしまう人や、わかりやすく話したり書いたりすることが苦手な人も、事務職向きではありません。
事務職は、担当する業務が幅広く、さまざまな人とのやりとりが発生する仕事です。できるだけコミュニケーションを避けたい人は、ほかの仕事を検討したほうがよいでしょう。
キャリアアドバイザーに聞く！事務職に必要な3つのスキル
次に、事務職を目指す人はかならず身に付けておきたい3つのスキルについて、キャリアアドバイザーが解説します。
コミュニケーションスキル
事務職の採用で最も重視されているのは、実は「コミュニケーションスキル」です。
事務職の仕事はオフィスでデスクに向かって黙々とやるもの、というイメージを持っている人も多いかもしれません。しかし実際の業務は、「コミュニケーション」が大きな割合を占めています。具体的には、電話・来客時の応対や書類送付といった社外とのやりとり、社内の連絡や相談、会議など、社内とのやりとりです。
そのため、「ビジネスマナーを守る」「相手の意図を正確に理解する」「自分の要件を正確に伝達する」といった能力は必須です。また、相手が相談しやすい雰囲気をつくる、相手の都合に配慮して立ち回るなど、より広い意味でのコミュニケーションスキルも求められます。
パソコン・Officeソフトのスキル
事務職は書類作成など主要な仕事のほぼすべてにパソコンを用います。そのため、Windowsパソコンの基本的な操作や、「エクセル（Excel）」「ワード（Word）」など、業務でよく利用するOfficeソフトの使い方は最低限、理解しておく必要があります。
また、正確かつスピーディーに書類を作成するためには、キーボードを見ずに文字を入力する「ブラインドタッチ」の技術もあったほうがいいでしょう。
会社によっては独自の業務システムや業務ソフトを使用している場合もあり、入社後に操作方法を覚えなければならない場面も出てきます。そのようなときにも抵抗なく取り組める程度には、パソコンに慣れておきましょう。
作業の正確さ・スピード
事務職が担当する書類作成やファイリング、データ入力などは、正確さとスピードの両方が要求されます。そのため、作業を正確かつスピーディーにこなすスキルは事務職にとって必須といえます。
どれだけ正確でも期日に間に合わなければ意味がありませんし、どれだけ作業が速くてもミスがあれば、やり直しで余計に手間や時間がかかってしまう場合もあります。事務職を目指すなら、自分でスケジュールを管理しながら、求められている品質の仕事を期日通りに仕上げるスキルは身に付けておきましょう。
マイナビキャリレーションの充実した研修制度
未経験から事務職を目指す方や、キャリアアップを目指したい方におすすめなのが、雇用期間の制限がないから安心して働くことができる「無期雇用派遣」という働き方です。
マイナビキャリレーションは、入社前に「ビジネスマナー」「ビジネスコミュニケーション」「OAスキル」についての充実した研修を提供し、事務職未経験者の就業をサポートしています。また、入社後は専任のキャリアアドバイザーとの定期的なカウンセリング、eラーニングや各種研修で、キャリアアップを目指せる環境を用意しています。詳しくはこちらをご覧ください。
活躍するのはどんな人？事例からみる事務職の転職事情
事務職は向き・不向きの大きい仕事ですが、未経験からチャレンジして活躍している人も沢山います。
ここでは、マイナビキャリレーションの無期雇用派遣サービスを利用して、異業種から事務職への転職を成功させた2名の事例をご紹介します。
幼稚園教諭から事務職へ。未経験からのチャレンジ！
食品グループ会社の経理部門で働いているNagaiさんの前職は、幼稚園教諭でした。
未経験から事務職への転職だったのでアピールポイントに悩んだものの、幼稚園で「報告・連絡・相談」を大切にしてきたことや、保育教材の会計を担当していた経験を強みに、キャリアアドバイザーからのアドバイスを生かしながら、事務職への転職を成功させました。
現在は経理部門で、買掛金の照合業務および支払業務を担当。経理の専門用語やExcelの操作などを学びながら徐々にスキルを伸ばし、将来的には簿記の資格取得も目指しています。
飲食業から事務職へ。PCに触れたことがなくても事務職に！
翻訳会社で一般事務を担当しているN.T.さんは、転職前まで販売や飲食の仕事をしてきました。
理想のライフスタイルを求めて事務職を目指したものの、パソコンにはほとんど触れたことがなくWordやExcelのスキルもほぼゼロという状態。不安はあったものの、無期雇用派遣という働き方を知り、チャレンジすることにしました。
キャリアアドバイザーのサポートを受けて無事に内定を獲得。内定後にPCスキル研修と、ビジネスマナー研修を受講し、事務職に必要なスキルを身に付けました。現在は、販売や飲食の仕事で培った状況把握能力も存分に生かしながら、翻訳の手配や管理の業務で活躍しています。
よくあるご質問
最後に、事務職を目指す方からよくあるご質問と、キャリアアドバイザーからの回答をご紹介します。
Q.11度教わった事務作業は次回から1人でできるのが当然ですか？できない場合は事務職に向いていないのでしょうか？
1度きりの説明で完全に理解しきるのは、どんな仕事でも難しいものです。
もし、説明を受けた後にわからないことが出てきたら、必ず質問・確認して解決しましょう。
わからないことをそのままにして作業を進めてしまうと、ミスに繋がる恐れがあります。
ただし同じことを何度も聞くのは避けましょう。忘れないようにメモなどを取り、できるだけ早く理解することが大切です。
Q.2向いている人の特徴がすべて当てはまらなくても、事務職へのチャレンジは可能ですか？
もちろん可能です。
この記事でご紹介した「事務職に向いている人の特徴」にすべて当てはまる人は、なかなかいません。少しでも自分と近いところがあると感じたら、その部分を深堀りし、自分の強みとしてアピールしましょう。
自分が気付いていない特徴や強みを持っている可能性もあるため、自分の経験をあらためて棚卸しして、事務職への適性を見出してみましょう。
事務職に向いているなら未経験でもチャンスはある！
事務職は向き・不向きの大きい仕事ですが、自分に合っていれば仕事のやりがいと私生活の充実、両方が期待できます。求められるスキルはいろいろありますが、飲食業界やアパレル業界など、異分野での職務経験が事務職の仕事に生きることも多々あります。
未経験から事務職にチャレンジしたい人、事務職でキャリアアップを目指したい人には、雇用期間の制限がなく安定して働ける「無期雇用派遣」の働き方がおすすめです。マイナビキャリレーションは、経験豊かなキャリアアドバイザーと充実した研修制度であなたの転職をサポートします。経験やスキルがないからと諦めていた方も、ぜひご相談ください。
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