事務職に生かせるあなたの長所は？自己分析して転職活動の自己PRに繋げよう

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転職活動で事務職に応募する際、応募書類や面接の場で「自分の長所」や「自己PR」を求められることがよくあります。企業が応募者の長所について質問するねらいは一体何なのでしょうか。長所としてどのようなことを答えれば採用に効果的なのでしょうか。

この記事ではあなたのそんな疑問にお答えし、事務職に生かせる「長所」について解説していきます。事務職に応募してもなかなか書類選考を通らない、自分の長所について自信を持って自己PRできない、そんな方はぜひチェックしてください。

事務職の選考において「長所」が重要な理由

事務職の採用を行う企業は、応募者の職歴や資格などのほかに「長所」も重視しています。応募者が自覚しているその人の長所は、事務職への適性や、自社が求める人材像にマッチしているかどうかを判断する際のヒントとなるため第三者に読んでもらって、評価してもらうとよいでしょう。です。

以下、事務職の選考において「長所」が重視される3つの理由について、詳しく解説します。

倍率が高く書類選考突破が難しいから

1つ目の理由は、事務職は非常に人気があり、応募倍率が高いことです。企業としては、大勢の候補者に面接をするのは負荷が高いため、書類選考の時点である程度絞り込む必要があります。職歴や経験などが似たような候補者の中から誰を面接に残すか選ぶ際には、長所や自己PRの内容も参考にしています。

同等の内容（経験・スキル）になりがちで差別化が難しいから

企業にとっては応募者の経験やスキルだけでなく、自社の社風や求める人材像に合っているか、事務職向きの資質を持っているか、性格や人柄といった面も選考における重要なポイントです。

事実のみを記入する職歴などよりも、自由記述の長所や自己PRのほうが応募者の性格や人柄が出やすく内容の差が大きくなります。そのため、採用担当者は長所や自己PRに注目しているのです。

事務職にも種類があり、それに応じて求められるものが変わるから

事務職には、一般事務のほかに営業事務、貿易事務、人事事務、医療事務、学校事務などさまざまな種類があります。また、同じ種類の事務であっても応募先の事業内容や所属部署によって少しずつ仕事内容は異なり、求められる資質も異なってきます。そのため、職歴や資格などにはあらわれない資質を、採用担当者は長所や自己PRから読み取ろうとしています。

応募者が長所を生かして選考に勝ち残るには、応募する企業についてしっかり研究し、業務内容をイメージしながら、企業側のニーズに合った長所をアピールする必要があります。

事務職の「長所」として有効にアピールできるポイント

ここまでで、事務職への転職活動では、応募書類や面接で「長所」をアピールすることが大切な理由をご理解いただけたでしょうか。続いて、事務職に応募する際に「長所」として有効にアピールできるのはどのようなことか、具体的に見ていきましょう。

事務職の種類を問わず、事務職としての資質があることを採用担当者に印象付けられる長所の例を3つご紹介します。

高いコミュニケーション能力

たとえ事務職としての経験が浅かったり、事務職未経験だったりしても、他業種の仕事などを通じて培った高いコミュニケーション能力があれば、長所としてアピールできます。たとえば、接客業の経験を通じて多様なお客様のニーズを汲み取る力を身に付けた、電話オペレーターの経験から声だけで好印象を与える話し方ができる、店長の経験からチームをまとめる気配り力や協調性を身に付けている、などです。

ビジネスマナーを身に付けていることや、相手や状況に応じた対応ができる柔軟性などを、具体的なエピソードを通じてアピールできるとよいでしょう。

スケジュール管理能力

スケジュール管理能力も事務職として求められる重要な資質なので、長所としてアピールできます。たとえば、社内プロジェクトの事務局で進捗管理を担当した経験がある、イベント運営や制作進行管理の経験がある、物流や製造などの管理部門で働いていた、などです。

業務を円滑に進行するために自分がどのような役割を果たしたのか具体的に伝え、効率と業務品質の両立や、責任感、マネジメント力などをアピールできるとよいでしょう。

パソコンへの抵抗感の低さ

パソコンの操作に慣れていることは、事務職に応募する際にひとつのアドバンテージになり得ます。基本的なPC操作ができ、「エクセル（Excel）」「ワード（Word）」など業務でよく使用するOfficeソフトが抵抗なく使えることはもちろん、手元を見ずに入力するタッチタイピングができるなども長所になります。

新しいシステムやソフトの操作を覚えるのが苦にならない、PCスキルを高めるために資格取得の勉強をしている、などもアピールポイントになるでしょう。

長所の具体性を増すために資格取得も有効

長所をアピールする際には「自分の長所はこういう点です」と主張するだけではやや説得力に欠けます。本当にその点において人より優れているのか、客観的な証明ができないためです。

長所の具体性を高め、ほかの候補者と差別化するためには、長所に関連した資格を取得するのも効果的です。たとえばパソコンスキルをアピールするなら「MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）」、コミュニケーション能力をアピールするなら「秘書検定」などの資格があります。資格を取得すれば客観的な第三者がスキルを証明することになり、あなた自身が資格取得に向けて勉強したことや、スキルアップに対する意欲が高いことも伝わるため、企業の側も安心してあなたの長所を評価することができます。

長所を理解し、自己PRへ落とし込む

応募書類に自分の長所を生かすには、「長所」として記載する方法と、自己PRの中に長所を盛り込む方法と2つのパターンがあります。いずれにしてもまずは自分の長所が何なのかを理解するために、自己分析をすることが必要です。

以下、自己分析をして応募書類に記載するまでのステップを解説します。

STEP1｜自分の得意なこと、評価されたことを探す

最初に、自分が人と比べてどんな点で優れているのか考えてみましょう。思いついたら、その長所がどんなときに発揮されてどのように役に立ったか、具体的な成果や人からの評価を得た経験を探します。これが、長所をアピールする際のエピソードになります。

もし長所が思いつかないときは、「仕事で成果を出した経験」「人から褒められた、評価された経験」から考えてみてもよいでしょう。また、自分が短所だと思う点をポジティブに言い換えてみるのも、長所を探すヒントになります。たとえば、「優柔不断→慎重」「ネガティブに考えがち→リスク対策ができる」などが考えられます。

STEP2｜長所が事務職の仕事にどう役立つか、企業目線で考える

自己分析を通して長所が思いついたら、選考する企業の目線に立って、その長所が相手に響くかどうか考えてみてください。そのためには、あらためて募集要項を読み込んだり、企業のWebサイトを確認したりして、企業研究をすることをおすすめします。応募するポジションに求められる役割はもちろんのこと、応募先企業の事業内容や経営理念、社風や文化についても理解しておくとよいでしょう。

実際に自分が採用されたとして、担当する業務や役割の中で長所を発揮すると、企業にとってどのようなメリットがあるか、具体的に考えてみてください。

STEP3｜長所をアピールする文章を作成する

ステップ1、2を通じて、アピールする材料がそろったら、実際に応募書類に入れる文章を作ってみましょう。文章に入れる要素としては、以下の3つがあります。

• 長所は何なのか（結論）

• 長所を発揮したエピソード（根拠）

• 長所を発揮して得た成果や、転職先での長所の生かし方（証明）

重要なのは客観的視点

長所や自己PRの文章に説得力を持たせ、採用担当者の印象に残るようにするために、カギとなるのは「客観的視点」です。

長所を発揮することでどのような成果を得たのか、具体的なエピソードなどの情報を必ず入れましょう。ここに、資格の取得や、仕事で成し遂げた成果、周囲の人からの言葉など、長所の証明となるような客観的な情報を入れるとさらに説得力が増します。

まとめた文章が説得力のあるものになっているかどうかは、自分ではなかなか判断しづらいものです。できれば第三者に読んでもらって、評価してもらうとよいでしょう。身近な家族や友人だとなかなか客観的に見ることができない場合もあるので、キャリアアドバイザーなど、あなたと直接的な利害関係のないプロフェッショナルに相談できれば理想的です。

自己分析や自己PR作成にプロのサポートを生かそう

競争率の高い事務職への転職活動において、応募書類に記載する長所や自己PRは、ほかの応募者との差別化に繋がる重要な要素です。決して手を抜かずしっかりと自己分析や企業研究を行って作成しましょう。

初めての転職、未経験から事務職への挑戦などで、転職活動に不安がある人には、マイナビキャリレーションの提案する「無期雇用派遣」という制度がおすすめです。専属のキャリアアドバイザーに相談しながら自己分析ができ、応募書類へのアドバイスも受けることができます。また、充実した研修制度で、不足しているスキルもカバーでき、大勢の先輩が事務職への転職を成功させています。